Booster d'Efficacité

Afin de gagner du temps pour bosser sur tes véritables responsabilités, il est important de déléguer.

C'est un sujet majeur pour les dirigeants et manager qui veulent se libérer du temps. En tant qu'entrepreneur tu peux aussi avoir besoin de déléguer les pans de ton activité à moindre valeur ajoutée. Dans les 2 cas, tu te concentres sur ta zone de génie et tes vraies responsabilités.

J’utilise une méthode en 4 étapes pour mieux déléguer.

Etape 1: réfléchir à la tâche

C’est déjà prendre quelques minutes seul pour décider exactement de ce qui doit être fait.

Quel résultat veux-tu ? Pourquoi as tu besoin de déléguer? Pourquoi tu choisis tel collaborateur?

Il ne faut pas 2 heures pour décider seul et définir ces points, fonce!

Etape 2: être clair sur l’évaluation des résultats

Comment mesures-tu si le travail a été fait correctement?

Établis des normes de performance/qualité. Décris de façon précise ce que tu attends. Prends quelques instants pour expliciter l’objectif et les moyens à disposition à ton collaborateur.

Fais reformuler à ton interlocuteur dans ses propres mots ce qu'il a compris de la tâche.

Etape 3: fixer une date limite

Quand souhaites tu que l’on te rende le travail?

Fixer une date va permettre à ton collaborateur d’organiser son temps entre ses tâches « classiques » et cette tâche déléguée. N’hésite pas à expliquer pourquoi cette date, donne lui le sens. En expliquant les enjeux, tu augmenteras le niveau d'engagement et de motivation.

Et un travail fait avec engagement est un travail dont le taux de réussite avoisine les 99%.

Etape 4: faire un feedback

Travail bien fait, mal fait ?

Fais un retour à ton salarié en toute bienveillance sur l’exécution de ces tâches confiées pour:

• le coup d’après
• Le développement des compétences
• la bonne ambiance
• La valorisation de ton collaborateur

Pour conclure

Déléguer c’est donner à son collaborateur l’occasion de monter en compétence et de sortir de ses tâches quotidiennes.

TIPS! Utilise la technique SMART pour formuler ta demande. Cela n’en sera que plus clair pour lui et pour toi. Et si les instructions et demandes sont claires, tu améliores la prise en charge et comme je le disais l'ambiance!

A tes délégations de tâches!

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La messagerie instantanée permet d'avoir un lien d'immédiateté avec ses collègues.

On peut l'utiliser pour demander une information rapide sur un dossier. On peut aussi demander qui veut  boire un café. On peut aussi l'utiliser pour foutre en l'air sa concentration et celles de ses collègues qui bossent.

Ce matin j'ai désactivé Microsoft Lync et voici les 3 raisons.

Raison 1: Arrêter d'être sollicité toutes les 4 minutesFabien, t'es dispo ? Je voudrais t'appeler - Interlocuteur Anonyme

Wow; je suis en statut dispo et on me demande si je suis connecté pour m'appeler? Pourquoi ne pas m'appeler directement? Pourquoi attendre que je sois en statut dispo pour appeler ?

Non si tu as besoin de me joindre, appelle moi.

Si je ne suis pas dispo, je ne répondrai pas.

Tu seras alors envoyé sur mon répondeur. Je traiterai ton message dans les minutes / heures qui suivent. Je reviendrai ensuite vers toi.

Et si c'est urgent, tu me rappelleras 1-2 fois sous 5 minutes; je saurai alors que je dois répondre MAINTENANT.

Raison 2: Ma Todo List n'est pas partoutFabien, tu pourrais faire ceci ? - Correspondant Anonyme

Tu es sur une tâche, un projet, ou en visioconférence et on t'envoie une demande, une tâche à réaliser, une explication à donner. Tu finis ton taf et ensuite tu quittes ton logiciel, tu passes à autre chose.

Et le message de ton interlocuteur s'est perdu...

La messagerie instantanée n'est pas un canal pour transmettre des instructions.

Même si c'est rapide, même si tu veux te décharger l'esprit de cette tâche subite que tu as besoin de confier, transmet tes demandes par e-mails. Ce canal sera bien plus adéquat et surtout il gardera une trace pour toi et ton collaborateur.

Tous mes emails sont traités avec le délai adéquat à la demande, alors pourquoi rajouter un canal avec des risques de perte.

Raison 3: Je tente la déconnexion choisie

J'ai lu d'une traite ce week-end un bouquin super intéressant: Make Time.

Je cherchais à améliorer ma concentration lorsque je travaille sur mes dossiers. J'ai vite fait le parallèle avec mon utilisation importante des moyens technologiques. J'ai immédiatement désactivé toutes les notifications sur mon téléphone (sauf les appels et les sms).

Grâce à la lecture de ce livre, je suis en mode LASER quand je bosse désormais.

Je choisis mes vraies priorités.

Je ne choisis pas les priorités incessantes des autres qui arrivent à n'importe quel moment. Je ne choisis pas les priorités des applications qui sonnent tout le temps. Je choisis ce qui est important pour mon job.

Je bosse sur mes vraies responsabilités

En conclusion

Tente l'expérience comme moi.

Lance toi le défi de ne plus être contacté par la messagerie instantanée. Fais en sorte de retravailler tes canaux d'actions et de communication. Tu diminueras ta charge mentale liée aux interruptions.

Tu gagneras en sérénité.

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La mail est parmi les fléaux de ces 10 dernières années.

L’avénement des réunions virtuelles, des messageries instantanées et autres outils collaboratifs n’a pas diminué le flux incessant de mails. Un manager reçoit en moyenne 86 mails chaque jour et il est facile de se laisser déborder.

Voici les 4 tips que j’utilise pour mon organisation et ma gestion des e-mails.

TIP 1: J’utilise seulement 3 répertoires

Je vois tous le temps mes interlocuteurs passer des heures à trier, rechercher, classer et perdre les emails reçus.

- Archive

- A voir avec/En attente de

- Projets

Tip 2: J’automatise

- J’ai créé un bouton qui place en archive le mail actuel que je veux garder. Ensuite j’utilise la fonction archivage automatique d’Outlook pour déplacer ces mails dans un fichier de sauvegarde chaque semaine.

- Je reçois un grand nombre de mails demandant une action identique, comme valider des commandes par exemple. J’ai donc créé un bouton « Répondre commandes validées » qui lorsque je clique dessus, réponds aux expéditeurs que la commande est validée et archive le mail pour usage futur.

- Je me mets en copie de message dont j’attend une réponse. J’ai ensuite créé une règle qui place mes messages ou je suis en copie dans le répertoire « En Attente De »

Tip 3 : Je traite mes mails par paquets

Paquets de 25-30 minutes

2 à 3 fois par jour

Travail en batch

Tip4 : Je garde les éléments pour mes 1à1

C’est double détente avec ce tip.

Tu n’assommes pas ton collaborateur de mails toute la semaine sauf urgence et tu nourris ce que tu auras à dire lors de votre RDV hebdo.

Pour conclure

Il ne manque pas grand chose pour que le mail redevienne un moyen de communication utile en entreprise.

Il suffit que toi aussi

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En tant que manager ou dirigeant, rester seul serait une erreur.

On se retrouve chaque jour face à ses difficultés, face à ses défis. Pour autant on a peur d'aller voir d'autres personnes pour exprimer nos problématiques.

Voyons qui peut t'aider.

Aide 1: Un collègue

Partager avec un collègue de la même entreprise avec qui tu t'entends bien permet de ne pas avoir à expliciter le contexte.

Cela nécessite de trouver un tiers de confiance qui pourra t'accorder du temps en journée. Il devra bien sur garder un certain devoir de confidentialité.

Il faut aussi qu'il ait un niveau proche ou supérieur au tien pour t'aider

Aide 2: Un proche/ami

Fausse bonne idée pour moi.

A moins que cet ami ne dispose de faculté d'écoute active importante. Sinon on peut vite se retrouver avec un conseilleur donneur de leçon et de faux conseils calqués sur son expérience.

Aide 3: Un coach

Prendre un coach est l'un des meilleurs moyens pour vaincre tes croyances limitantes.

Le travail du coach sera de t'accompagner et de t'aider à découvrir et mettre en valeur tes ressources internes. Tu feras le travail sous la houlette du coach, spécialiste de l'accompagnement.

Remise en question, challenges et réussites sont à prévoir!

Aide 4: Une communauté

Rejoindre une communauté te permet de te retrouver en petit comité.

Tu seras avec des gens de tous horizons. Ces personnes partageront les mêmes problématiques que toi. Chacun s'écoutera, chacun proposera.

Bienveillance, ouverture, soutien, doivent être les maitres mots de ces communautés.

Si tu souhaites rejoindre la communauté que j'anime, l'Académie Manager Pro, c'est ici: https://lien.manager-pro.fr/academie

En conclusion

Se faire aider ne sera pas un aveu de faiblesse.

Au contraire, c'est un aveu de volonté de réussir et de ne pas être omniscient. Cela prouvera ton recul sur ta situation.

Avec le bon accompagnement tu ne pourras que progresser vers ton épanouissement.

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T'es tu déjà retrouvé à avoir ton cerveau qui tourne à plein régime et à ne plus pouvoir te concentrer sur tes tâches de manager?

A avoir le cerveau en ébullition, anxieux ou stressé.

Voyons comment traiter cela!

Pourquoi la machine s'emballe

Quelques causes à l'emballement: la sur stimulation, l'hyper connexion qui amène à un état de stress chronique.

Les heures supp ou le sentiment d'être submergé parfois lié au multitasking viennent ajouter leur dose de contrariété et de fatigue.

Le cerveau, pris du syndrome de l'esprit du singe va alors sauter de pensée en pensée comme le singe de branche en branche.

Les conséquences de la machine emballée

• Insomnie
• Stress chronique
• Impossibilité de se concentrer
• Énervement, Irritabilité

3 méthodes pour faire taire la machineMéthode 1: Diminuer le multitasking

C'est mettre en place des stratégies pour travailler de manière focus sur 1 tâche à la fois.

On se voit avancer, et on pousse l'esprit à ralentir en étant focus.

Méthode 2: Occuper l'esprit par les sens

On utilise alors tous nos sens pour diminuer le rythme et reprendre le contrôle.

• Sport
• Musique
• Bruits blancs (vagues, vents, forêts...)
• Aromathérapie (huiles essentielles relaxantes)

Méthode 3: Ralentir le rythme

C'est prendre soin de soin, de son corps et de son esprit.

• Auto massage (trapèzes-épaules, visages...)
• Méditation
• Techniques de respiration (cohérence cardiaque)

En conclusion

Ralentis le rythme!

Sois à l'écoute de ton corps et de ton esprit pour reprendre le contrôle et vivre pleinement et sereinement.

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Pour retrouver Laetitia Anorga et ses accompagnements perso: https://laetitia-hypnocoach.fr/

Si tu souhaites me retrouver avec mes accompagnements pro: https://www.fabienmuselet.fr/

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Les 1 à 1 permettent d'augmenter le lien tout en améliorant la performance de l’équipe.

En tant que chef d'agence j'utilise ces entretiens 1 à 1 avec tous mes collaborateurs directs. Je le préconise à mes clients en coaching.

Réalisés chaque semaine, voici mes 8 conseils pour leur réussite.

Conseil 1: Priorité au collaborateur et à un ordre du jour

Je suggère de laisser ton collaborateur diriger 50 à 75% de la conversation.

Il a ainsi la priorité et s'ouvrira plus facilement en toute confiance.

Conseil 2: Ayez un ordre du jour

J'utilise une page sous Onenote où mon collaborateur et moi écrivons au fil de la semaine les éléments pouvant attendre.

Nous gagnons en fluidité lors de nos échanges.

Conseil 3: On n'y fait pas le suivi des actions

Le suivi des actions doit être réalisé avant/après le 1à1.

Si tu fais le suivi des actions, l'entretien redevient classique. Cela vous fera perdre du temps précieux et n'augmentera pas le lien avec ton collaborateur.

Le but du 1 à 1 est de dialoguer!

Conseil 4: Encourager la bienveillance

Il faut que ton collaborateur soit convaincu d'être dans un espace sûr pour parler ouvertement.

Il faut alors travailler tes postures de feedback comme un manager-coach.

Conseil 5: Prends des notes

La prise de notes t'aidera à te souvenir de la discussion et constituera une base pour vos prochaines séances.

Je préconise l'utilisation du papier (à numériser si besoin) pour éviter que la conversation ne se déroule avec un écran entre les 2.

Conseil 6: Sors de ton bureau!

C'est un excellent moyen de changer les interactions.

Tu diminues la subordination et tu augmentes la posture d’accompagnement.

Alors, varie les plaisirs!

Conseil 7: Soyez clair dans les communications

Pour chaque sujet, définissez clairement l'utilité.

Est ce de l'information ? Ton collaborateur a t il besoin de ton appui?

Conseil 8: Récapitulez et fixez les attentes mutuelles

À la fin de la réunion, récapitule les sujets et les tâches les plus importantes.

Et ensuite?

Reprenez ces points au prochain 1 à 1 afin qu'ils aient une continuité et un élan d’une semaine à l’autre.

Et toi, as tu mis en place des entretiens 1à 1 ?

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Il est important quand on prend son poste de manager, de mettre toutes les chances de réussite de son côté dès les premiers contacts.

En tant que manager, j'ai déjà eu 7 fois l'occasion de changer de poste et de faire cette première impression. Et celle-ci, c'est non seulement avec ton équipe mais aussi avec toutes les parties prenantes, dont ton chef.

Découvrons ensemble les 5 erreurs majeures à lever pour partir du bon pied et les tips à mettre en place!

Erreur #1: Se lancer tête baissée

• Recueillir les attentes de ta hiérarchie
• Comprendre le fonctionnement de ton équipe
• Creuser les missions et l'autonomie de chacun de tes collaborateurs
• Échanger avec tes clients et fournisseurs (internes ou externes à l'entreprise)

Erreur #2: Stigmatiser tout ce qui ne va pas

• Valoriser les réussites passées de ton équipe
• T'adapter à ton équipe (et pas l'inverse)
• Faire preuve d'ouverture et de bienveillance

Erreur #3: Vouloir tout changer

• Prendre le temps de faire ton rapport d'étonnement
• Utiliser ton œil neuf pour prendre du recul
• Faire des choix d'actions court terme et long terme
• Garder ce qui fonctionne!

Erreur #4: Ne pas écouter ton équipe

• Faire connaissance en individuel avec chaque collaborateur
• Mettre en place chaque semaine des 1 à 1 avec chacun (30 minutes chacun)
• Animer de manière hebdomadaire une réunion de service rapide (30 à 45 minutes)

Erreur #5: Rester seul

• Mettre en place des 1 à 1 avec ton chef (toutes les deux semaines ou tous les mois)
• Rejoindre un groupe d'échanges pour managers
• Se faire coacher

Bon pied, bon oeil!

Prendre un nouveau poste de manager nécessite de travailler une relation de confiance avec toutes les parties prenantes.

Au delà d'être exemplaire, ce sont tes premiers engagements et ta faculté de t'intéresser sincèrement aux autres qui te permettront d'être reconnu et épanoui sur ton poste!

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Une loi du temps nous dit : « Il n’y a jamais assez de temps pour tout faire, mais il y a toujours assez de temps pour faire la chose la plus importante. ».

Il y a trois questions que vous pouvez utiliser pour vous aider à rester concentré sur vos tâches les plus importantes.

Question 1: « Quelles sont mes activités les plus intéressantes ? »

Réfléchissez-y par vous-même. Ensuite, demandez à votre manager. Demandez à vos collègues et subordonnés. Demandez à vos amis et votre famille.

Comme le focus d’un appareil photo, vous devez être clair sur vos activités les plus importantes avant de commencer à travailler.

Question 2: « Que puis-je et moi seul faire, qui, bien fait, fera une réelle différence ? »

C’est l’une des meilleures questions pour atteindre l’efficacité personnelle.

A chaque heure de chaque jour, répondez à cette question et il y aura une réponse précise. Votre travail consiste à utiliser vos compétences de planification pour être clair sur la réponse.

Puis commencez à travailler sur cette tâche avant toute autre chose!

Question 3: « Quelle est l’utilisation la plus précieuse de mon temps MAINTENANT ? »

Répondre correctement à cette question est la clé pour arrêter de procrastiner.

Il y a toujours une tâche qui est l’utilisation la plus précieuse de votre temps à ce moment-là. Votre travail consiste à vous poser cette question, encore et encore, et à toujours travailler sur la réponse, quelle qu’elle soit.

J'espère que vous utiliserez ces 3 questions désormais.

On reconnait en effet un grand professionnel à sa capacité à prédire avec précision les conséquences de faire ou de ne pas faire quelque chose en restant focus sur ses objectifs à long terme.

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Ça y est, c'est le grand jour pour prendre des résolutions pour cette nouvelle année!

En tant que manager, après avoir fait le bilan de son année écoulée, prendre un peu de recul est obligatoire. Faire le point. Faire une introspection de ses failles puis prendre une résolution parmi les 3 ci-dessous (ou une autre issue de ton bilan).

La mienne ? C'est la 3.

Résolution 1: Écouter sans couper la parole

Pas si simple surtout quand on souffre du syndrome du conseilleur/sauveur.

Tu aimes donner ton avis, recadrer immédiatement, rebondir rapidement. Pourtant... Laisser la parole à ton collaborateur plus longtemps t'amènera beaucoup plus de matière (à méditer en 1 à 1).

Le terreau de compréhension, confiance et écoute mutuelle.

Résolution 2: Mieux déléguer

Instruction claire, résultat clair, liberté de moyen.

Arrête de déléguer par un simple e-mail. Porte le sens du résultat à atteindre. Valorise ton collaborateur avec des missions intéressantes.

La deuxième pierre à l'édifice de la confiance mutuelle et de la montée en compétence.

Résolution 3: Être plus présent

En environnement multi-site, c'est primordial d'équilibrer ta présence.

De savoir être présent PARTOUT! Pas 20 fois ici, 12 fois là bas et 323 fois à ton bureau classique.

Même si tu manages tes managers ou tes relais locaux chaque semaine, n'oublie pas le reste de tes équipes à qui tu peux amener informations, conseils, expertise, dialogue, écoute, confiance.

Et toi? Quelle va être ta résolution pour 2022?

J'ai hâte que tu t'engages face au monde en déposant ta résolution sous mon tweet ou sous mon post Linkedin pour l'occasion.

L'engagement public est la voie royale vers ta réussite!

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Quel est ton style de management ?

Dans cet épisode aujourd'hui, je te présente un outil simple pour identifier, comprendre et évaluer les conséquences de ton style de management.

Tu y découvriras la grille d'auto positionnement basée sur les travaux de Robert Blake et Jane Mouton dans les années 60-70.

Blake & Mouton ont défini 5 styles de management, facilement identifiables.

Ces styles sont définis dans une grille à 2 critères: le souci de rentabilité/production et le souci de facteur humain en notant les caractéristiques de 1 à 9.

Style 1.1: Laisser Faire

C'est le manager "pas de vague", celui qui va laisser faire son équipe...

Avec lui, pas de décision, pas de prise de position. Il est même capable en cas de confrontation de s'effacer devant les règles et procédures.

C'est le manager qui disparait quand les situations compliquées arrivent sur le terrain au profit de ses experts.

Les effets à terme: dysfonctionnement de l'organisation, contestation des collaborateurs, peu de productivité.

Style 9.1 - Autoritaire

Le petit chef par excellence! Obéissance et production lui sont dûs...

C'est un manager qui impose sa volonté et les collaborateurs sont des pions au service de l'objectif...

Avec lui, peu d'écoute, peu de dialogues.

C'est un style de management qui fonctionne pour obtenir de la productivité ou en situation de crise quand les objectifs dérapent.

Performance présente à court terme, mais démobilisation, démotivation et turn over à prévoir à long terme.

Style 5.5 - Médiateur

Le manager médiateur ou politique. En tout cas un manager du compromis.

C'est le manager qui puise par toute petite touche dans les autres styles de management.

Son but est d'atteindre une performance "suffisante" afin d'obtenir un léger équilibre entre production et motivation.

Un style qui nécessite d'avoir une équipe avec beaucoup de respect entre ses membres et 0 tension...

A vouloir tout concilier, c'est le manager qui obtient des résultats "moyens"

Style 1.9 - Country Club

Un manager de colo, qui cherche à mettre l'accent sur les besoins de ses collaborateurs et à établir de bonnes relations de travail.

Avec lui une ambiance conviviale et un rythme de travail confortable!

L'équipe est écoutée, choyée et encouragée à participer. Par contre, elle a toute latitude dans ses choix d'actions (et surtout d'inactions).

La productivité dépendra donc uniquement de l'équipe.

Que cherche le manager ? le bien être de l'équipe ? ou juste être apprécié par ses collaborateurs?

A terme, une production clairement en retrait avec un manager qui ne saura pas faire des feedbacks constructifs pour faire évoluer les collaborateurs.

Style 9.9 - Intégrateur

Motivation et facilitation sont les maitres mots de ce manager.

Avec sa stimulation il insuffle la productivité. C'est un manager démocratique qui va faire grandir son équipe et encourager l'esprit d'équipe, l'esprit de corps!.

Initiatives et force de proposition vont émaner de l'équipe.

D'après Blake & Mouton, c'est le style vers lequel tout le monde devrait tendre. Mais attention au culte de la personnalité d'un manager trop charismatique pouvant amener lors de son départ une démobilisation totale.

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