La méthode Zen To Done est très complète pour gagner du temps au travail. Elle possède la même trame commune que les méthodes que nous avons pu voir précédemment comme la méthode GTD — Getting Things Done et la méthode NERAC, mais elle possède aussi ses propres spécificités.

Ainsi, la méthode ZTD - Zen to Done, s’inscrit en parfait complément de ces 2 autres méthodes. Je conseille souvent de faire un mix des différentes méthodes pour les rendre plus adaptées à nos besoins et être encore plus efficace.

Voyons en détail les 10 étapes de cette méthode.

 

1 - Collecter

Comme toute organisation qui se respecte, pour gagner du temps, nous devons mettre en place un système de notes. Je vous invite à consulter les 2 autres méthodes pour plus de détails (GTD et NERAC). Globalement, l’idée de la méthode Zen to Done est aussi d’avoir un système de centralisation des notes.

Au lieu d’avoir des notes papier, informatique, sur votre bureau, sur votre téléphone, sur des post-it ou encore dans des bannettes, l’idéal est de tout regrouper au même endroit. Pour cela, je conseille toujours un système de note informatique couplé à un cloud. Ainsi, nous pouvons avoir la même note disponible avec notre téléphone, notre tablette et notre ordinateur. Nous avons donc toujours sur nous la possibilité de prendre des notes. Lorsque nous sommes plus au calme, avoir cette note sur notre ordinateur peut nous permettre de travailler plus confortablement.

Pour aller plus loin, il est possible de nos jours de numériser tous nos documents avec un scan ou notre téléphone. Ainsi, pouvons-nous avoir tous nos documents et tâches à faire en format numérique et regroupés au même endroit.

 

2 - Traiter

Cette étape de la méthode Zen to Done est aussi commune aux autres méthodes d’organisation. Pour traiter une tâche, il y a 3 grands procédés pour être efficace et gagner du temps :

– Si une tâche prend moins de 2 minutes, nous devons la faire tout de suite. J’aime beaucoup cette action. Cela permet de traiter une grande quantité de tâches et donc de libérer de « l’espace » dans notre esprit pour les tâches plus complexes. Ainsi, nous ne sommes plus préoccupés par les innombrables tâches en attente.

– Ensuite, il faut prendre une décision pour chaque note en fonction de la méthode Eisenhower. Pour rappel : je fais ce qui est important et urgent, je planifie ce qui est important et non urgent, je délègue ce qui est non important et urgent et je verrai plus tard ce qui est non important et non urgent.

– Enfin, je n’hésite pas à supprimer les tâches qui n’ont aucune utilité et à classer les documents qui ne méritent aucune action immédiate.

 

3 - Planifier

L’idée est de prendre le temps de planifier les tâches de manière régulière. Il y a 2 bons timings pour cela : 1 fois par semaine et 1 fois par jour.

– Chaque semaine, il est important de placer les grosses pierres sur un agenda. Nous pouvons le faire le lundi pour lancer la semaine ou le vendredi pour préparer la semaine suivante. Ainsi, donnons-nous un cap à notre semaine et savons-nous dans quelle direction aller.

– Ensuite, tous les matins, il est important de lister les Tâches les Plus Importantes (TPI) de la journée, dont les grosses pierres. Ainsi, les objectifs de la semaine sont découpés à la journée et complétés par les autres objectifs importants.

La planification permet de savoir où nous allons et ce qu’il nous reste à faire. Cela évite la procrastination,