Un des autres sujets que je souhaite aborder dans mon blog est de savoir comment travailler efficacement grâce à notre organisation. En effet, une des raisons d’être de mon blog consiste à mieux motiver nos équipes. Ainsi, plus elles seront motivées, plus elles seront efficaces. L’efficacité se fait avec la motivation.

Le problème est que nous pouvons être très motivés, mais pas du tout efficaces. Si toute notre énergie provenant de notre motivation n’est pas canalisée, nous allons faire beaucoup de tâches et finalement, nous n’obtiendrons pas de résultats.

Je souhaite donc intervenir dans mon blog sur le thème de l’organisation et de la gestion des priorités pour comprendre et savoir comment travailler efficacement. Comme le disait Peter Drucker, « Il n’y a rien de plus inutile que de faire avec efficacité quelque chose qui ne doit pas du tout être fait ».

Ainsi, dans un premier temps, je souhaite rappeler la méthode « GTD » que vous connaissez surement et que vous pouvez trouver dans le livre de David Allen « Getting Things Done ». Cette méthode simple, mais terriblement efficace nous aide à mieux gérer nos priorités et à mieux nous organiser, nous et nos équipes. Cette méthode fonctionne bien, mais pour cela, il faut penser à l’appliquer.

David Allen nous explique dans son livre une méthode en 5 points :

* La collecte

* Le traitement

* L’organisation

* L’examen

* L’action

Regardons de plus près ce qui se cache derrière chaque étape.

 

1 - La collecte pour savoir comment travailler efficacement

L’objectif ici consiste à se vider l’esprit de tout ce qui s’y trouve. Cela ressemble à un grand brainstorming qui se traduit en français par « remue-méninge ». L’objectif consiste à écrire (sur papier ou sur ordinateur) toutes les tâches que vous avez en tête. Il faut donc toutes les lister pour les collecter.

Une fois que toutes nos idées en tête sont listées, il faut regrouper les papiers en cours, les fichiers informatiques en cours et les autres documents qui nous polluent aussi.

En effet, les tâches non réglées dans notre tête peuvent nous polluer l’esprit. Tout ce qui peut rester sur notre bureau réel et sur notre bureau informatique nous pollue aussi. Tout ceci attire notre œil. Il se concentrera dessus et nous fera perdre en attention et en productivité.

Il faut donc regrouper toutes les tâches et tous les documents. Profitez-en, à ce moment, pour réduire les endroits de collecte. Souvent, nous avons notre mémoire, notre ordinateur, notre téléphone, plusieurs bannettes, des classeurs, des trieurs, des cahiers, des carnets, des post-it, etc.

Bref, tous ces moyens de collecte peuvent faire beaucoup. Nous pourrions avoir un carnet et un stylo toujours sur soi. Cela permet de collecter au même endroit beaucoup de choses.

Prendre des notes dans son téléphone peut aussi s’avérer très efficace. Pensez donc à ce moment à réduire les lieux de stockage d’information et de documents pour gagner en efficacité lors de la prochaine collecte. Je vous expliquerai un peu plus loin dans cet article comment je fais.

 

2 - Le traitement

Une fois toutes les tâches et tous les documents regroupés, la question consiste à déterminer ce que nous devons faire de chaque chose pour comprendre comment travailler efficacement.

Il faut donc se poser la question : « Ai-je une action à faire ? » Par exemple, j’ai une facture qui traine sur le bureau. Je l’ai déjà payée. Je n’ai donc plus d’action à faire par rapport à cette tâche. Dans ce cas, soit je jette ce document,