Kanzleifunk

Kf 245: Projektplanung für angehende Realisten

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… und solche, die es werden wollen
Titel: Projekte in Steuerkanzleien starten und erfolgreich abschließen
  • Viele Projekte werden begonnen, aber selten abgeschlossen; häufige Ursache: fehlende Umsetzung trotz Coachings.
  • Beispiel „Coaching-Rallye“: Wechsel von Coach A zu B zu C ohne nachhaltige Implementierung.
  • Erfolgsprinzip: Klare, detaillierte Planung statt grober oder fehlender Planung.
    • Aufgaben sofort: erledigen, delegieren oder terminieren und das Gegenüber über Antwortzeiten informieren.
    • Ressourcen für Projekte verbindlich einplanen; ohne Ressourcen scheitern Vorhaben.
    • Konkrete Nachbereitung von Kursen: Umsetzungsblocker definieren und konkrete Schritte festlegen.
    • Beispiel Honorarmodell „Tür-und-Angel-Pauschale“:
      1. DATEV für Zeiterfassung einrichten.
      2. Mandantenvorlagen prüfen.
      3. Team informieren und abstimmen.
      4. Rollout-Timing festlegen.
      5. Strukturierte Schrittfolge („erstens, zweitens …“) reduziert kognitive Last und erhöht die Umsetzungswahrscheinlichkeit.
      6. Kontrolle fest einplanen: Zwei Monate nach Start prüfende Termine mit Mitarbeitenden (Stichproben an Mandaten).
      7. Bei Nicht-Umsetzung Hindernisse identifizieren und Gegenmaßnahmen ergreifen.
      8. Jährliche Re-Kontrolle zur Sicherung der Implementierung.
      9. Schlussfolgerung: Projekte gelingen mit detaillierter Planung, klarer Terminierung, Ressourcenbindung und wiederholter Kontrolle.
        10. Arbeiten im Einklang mit dem eigenen Profil statt reiner Willenskraft
        • Eigenes Naturell akzeptieren; Systeme bauen, die zu den eigenen Gewohnheiten passen.
        • Beispiel Zeiterfassung: Outlook-Kalender als primäres Erfassungssystem nutzen; Mitarbeitende übertragen Zeiten nach Abstimmung in DATEV.
        • Aufgaben, die man nicht gut kann (Kontrolle, Entscheidungen, Strukturierung), bewusst an andere delegieren; Ziel und Kontrollinstanz festlegen.
        • Warnung vor „Energie“-basierten Projekten: Anfangsdrive hält 3–4 Wochen; fällt die Energie ab, stirbt das Projekt.
        • Mitarbeitende erkennen Muster kurzlebiger Veränderungen; führt zu Zynismus und fehlender Nachhaltigkeit.
        • Schlussfolgerung: Nachhaltigkeit entsteht durch passende Systeme und Delegation, nicht durch kurzfristige Motivation.
          • Überlastete Kontrollsysteme vermeiden
          • Kritik an „byzantinischen“ (überladenen, unnötig komplexen) Kontrollsystemen.
          • Ziel: einfache, handhabbare Strukturen statt Komplexität, die Konfusion erzeugt.
          • Schlussfolgerung: Schlanke Kontrollen und klare Priorisierung sind wirksamer als komplexe Systeme.
            • Besser als Mentor erlaubt: Katzenbasar

            Der Katzenbasar ist unbezahlte und unbezahlbare Werbung für Firmen und Produkte für die Steuerszene. Man kann um einen Auftritt in Mentors Katzenbasar bitten, ihn aber nicht erkaufen. Denn die VIP-ler verkaufen ihr Publikum nicht. Albanerindianerehrenwort! Alle vier Wochen wird der Katzenbasar durch den nächsten ersetzt.

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