กระจายงานยังไงไม่ให้ลืมว่ากระจายไปให้ใครบ้าง

โดยหัวข้อนี้คนถามมามี 2 ปัญหาในคราวเดียวกันคือการกระจายงานออกจากตัว และเมื่อกระจายไปแล้วก็ไปเลยไม่เคยกลับมา น่าสนใจว่ามันไม่กลับมาเพราะเราลืมคนเดียว หรือเพราะทุกคนลืมกันหมด?

ดังนั้นเอาใหม่ เราอาจจะต้องตั้งคำถามกันใหม่ว่า เทคนิคกระจายงานอย่างมีประสิทธิภาพ

1. ต้องมี Kickoff ต้องละเอียด และต้องมีทุกคนที่เกี่ยวข้อง

เรากำหนดปลายทาง รายละเอียดระหว่างทางให้ทีมเป็นคนกำหนด

ดังนั้นแล้ว รายละเอียดที่เราอาจจะหลงลืม ทีมจะเป็นคนดูภาพรวมให้

แจ้งว่าเราต้องการให้มีการ report บ่อยแค่ไหน

และเรื่องอะไรที่เราสนใจเป็นพิเศษในช่วงนั้นๆ

2. หาอุปกรณ์ช่วย

- แนะนำสมุดจด สมุดลักษณะที่เป็น Planner แยกเดือนเอาไว้ดูภาพรวมทั้งเดือน

แต่ถ้าเป็นการเตือนให้จำ ลองหา Planner ที่เป็นรายสัปดาห์แล้วมีเวลากำกับของแต่ละวันด้วย โดยต้องมี post-it ที่เป็น tag คั่นสามารถเขียนชื่อลงไปได้

- กระดาน whiteboard post-it ให้เห็นภาพรวม

- Trello ให้แยกเป็น lane ตามชื่องาน lable ให้ตั้งชื่อคนแปะไว้ตามการ์ด

*** ทุก app ที่ว่ามา สำคัญมากที่ต้องกำหนดวันเสร็จ

3. Next Step ถามให้ติดปาก

คืออะไร ใครทำ และเมื่อไหร่ บางทีที่กระจายไปแล้วหายไปเพราะบางทีคนที่ฟังอาจจะเข้าใจไปว่างานนี้จบแล้ว หรือตัวเองอาจจะไม่รู้ว่าต้องทำอะไรต่อ ไม่มีทิศทาง

4. ติดตามให้เป็นนิสัย

จดอะไรก็ไร้ค่า ถ้าไม่ย้อนกลับมาดู มาทบทวน

ต้องติดตามอย่างสม่ำเสมอ ต้องมี progress เป็นช่วงเวลา จะทำให้เราไม่ห่างหายจากกัน

ดังนั้นแล้วงานจะกลับมา เพราะเรากำหนดเวลาให้ทุกคนกลับมาคุยกับเรานั่นเอง :-)