Nous avons tous participé à une réunion de travail interminable et sans intérêt, ce qui est malheureusement courant dans nos métiers. Cependant, les réunions de travail sont indispensables au bon fonctionnement de nos entreprises et organisations, car elles font partie intégrante de nos pratiques managériales. Il est donc crucial de maîtriser l'art de la conduite de réunion.

Lorsqu'elles sont bien menées et animées, les réunions de travail nous offrent la possibilité de générer de nouvelles idées et de dynamiser notre engagement individuel et collectif. Elles constituent ainsi un exercice important qu'il ne faut en aucun cas négliger.

Le risque d'une mauvaise organisation est que, avec le temps, les réunions deviennent une routine mécanique et perdent leur efficacité. Elles peuvent devenir contre-productives et dépourvues d'âme, entraînant une perte de temps précieux.

Voici donc les 3 étapes clés pour savoir comment organiser une réunion de travail efficace.

 

1 - Déterminer l'objectif de la réunion de travail

 

Éviter de simplement redescendre de l'information

Une erreur à éviter pour savoir comment organiser une réunion de travail réside souvent dans notre tendance à penser que le contenu est essentiel. Lorsqu'une nouvelle information nous parvient, nous avons souvent le réflexe d'informer immédiatement toute l'équipe en envoyant une convocation pour une réunion.

Cependant, il arrive fréquemment qu'après la réunion, aucune énergie ni valeur ajoutée n'en ressortent. En réalité, transmettre une information de manière descendante n'a aucun intérêt au sein d'une réunion de travail, car cela fait perdre du temps à tout le monde.

C'est pourquoi il est préférable d'envoyer un e-mail. Ainsi, chacun peut le lire lorsqu'il est pleinement concentré et disponible. En cas de questions, il suffit d'appeler le responsable pour obtenir des réponses.

En revanche, lorsque des débats sont nécessaires ou qu'il est important de mettre en place des actions, c'est là que la réunion de travail prend tout son sens !

 

Créer la mise en dynamique à travers un objectif

Le premier point crucial consiste donc à déterminer les objectifs de la réunion en amont. Si nous ne savons pas où nous allons, il est difficile de décider du chemin à emprunter. Si les objectifs de la réunion ne sont pas clairement définis, il devient compliqué de savoir comment l'animer. L'objectif principal est de sortir de la réunion avec des actions concrètes. Sinon, cela signifie que nous n'avons pas été efficaces ou que nous avons simplement échangé des informations descendantes.

Avec le développement actuel et futur du télétravail, la plupart des tâches individuelles peuvent être effectuées à domicile. En revanche, les tâches collectives nécessitent toujours un travail en équipe sur site. Ainsi, les réunions de travail deviennent l'occasion de se retrouver.

En effet, aujourd'hui, et certainement encore plus à l'avenir, ces réunions jouent un rôle essentiel dans la création de liens sociaux. En effet, il est primordial que les équipes se rencontrent et échangent pour mieux se connaître et développer leurs relations en vue d'une collaboration plus efficace. Le contenu de la réunion n'est donc pas l'élément central. Les réunions de travail ont le mérite, qu'on le veuille ou non, de favoriser les relations et de contribuer à la cohésion d'équipe. Il est donc essentiel de savoir comment organiser une réunion de travail efficace.

Cela signifie que les réunions de travail n'ont de sens que si l'objectif nécessite un travail en groupe. C'est pourquoi il est important de le déterminer avant le déroulement de la réunion. Ensuite,