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Wie viele Daten liegen in Ihrem Unternehmen, die eigentlich niemand mehr braucht?

Alte Kundenordner, abgeschlossene Projekte, längst vergessene Angebote und Dokumente ehemaliger Mitarbeitender. In vielen Unternehmen wachsen die Datenbestände über Jahre, weil bei jedem Serverwechsel einfach alles übernommen wird. Gelöscht wird dagegen selten.

Doch warum eigentlich?

René und Michael diskutieren, weshalb Unternehmen so hartnäckig an ihren Daten festhalten. Häufig steckt die Hoffnung dahinter, dass man die Informationen irgendwann noch einmal brauchen könnte. Hinzu kommen fehlende Verantwortlichkeiten, Unsicherheit über Aufbewahrungsfristen und die Angst, versehentlich etwas Wichtiges zu löschen.Dabei geht es längst nicht nur um Speicherplatz. Daten liegen häufig mehrfach in unterschiedlichen Systemen, auf Fileservern, in Microsoft 365, in E-Mail-Archiven oder in Backups. Je unübersichtlicher diese Strukturen werden, desto schwieriger wird es, Daten überhaupt wiederzufinden, sinnvoll zu verwalten oder gezielt zu löschen.Besonders interessant wird es bei ausgeschiedenen Mitarbeitenden: Was passiert mit deren OneDrive-Daten, Postfächern und lokalen Dateien? Was muss erhalten bleiben und wer entscheidet darüber?Auch die rechtlichen und organisatorischen Fragen kommen zur Sprache. Personenbezogene Daten dürfen nicht unbegrenzt aufbewahrt werden, nur weil sie vielleicht irgendwann noch einmal nützlich sein könnten. Gleichzeitig gibt es gesetzliche Aufbewahrungspflichten und betriebliche Anforderungen, die berücksichtigt werden müssen.Ein weiterer Streitpunkt ist die Verantwortung. Die IT kennt zwar die Speicherorte, kann aber häufig nicht beurteilen, welche Informationen fachlich noch benötigt werden. Dafür braucht es klare Zuständigkeiten in den Fachabteilungen und eine Geschäftsführung, die das Thema organisatorisch verankert.Am Ende steht deshalb nicht einfach die Forderung nach einem besseren Löschkonzept. Unternehmen sollten grundsätzlich verhindern, dass unnötige Datenbestände immer weiter anwachsen.

Und eine Frage bleibt: Wenn heute sämtliche Daten Ihres Unternehmens verschwinden würden, wie viel davon würden Sie tatsächlich vermissen?



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Darf KI Entscheidungen treffen, die Menschen betreffen? Und wer trägt die Verantwortung, wenn sie falsch entscheidet?

KI kann Bewerbungen analysieren, Kunden bewerten, Entscheidungen vorbereiten und zunehmend auch eigenständig handeln. Doch nur weil sie dazu technisch in der Lage ist, bedeutet das noch lange nicht, dass wir ihr diese Verantwortung überlassen sollten.

René und Michael diskutieren, wo die Grenze zwischen einer hilfreichen KI-Empfehlung und einer tatsächlichen Entscheidung verläuft. Denn auch wenn ein Mensch am Ende noch auf „Bestätigen“ klickt, stellt sich die Frage, ob er die Entscheidung wirklich selbst getroffen oder lediglich einen KI-Vorschlag übernommen hat.

Am Beispiel der Bewerberauswahl sprechen wir über Objektivität, Diskriminierung, Datenschutz und die Grenzen algorithmischer Bewertungen. Kann KI fairer entscheiden als ein Mensch? Oder übernimmt sie lediglich die Vorurteile und Auswahlkriterien, die wir ihr vorgeben?

Anschließend geht es um die Verantwortung innerhalb eines Unternehmens. Welche Entscheidungen dürfen automatisiert werden? Wann ist eine menschliche Prüfung unverzichtbar? Und wer muss die Konsequenzen tragen, wenn eine KI einen Fehler macht?

Besonders praxisnah wird es bei konkreten Entscheidungsfällen: Darf KI IT-Sicherheitstickets priorisieren, Bewerber ablehnen, Kunden Rabatte gewähren, Vertragsverlängerungen verweigern oder einen möglichen Datenabfluss automatisch stoppen? Auch die automatisierte Bearbeitung von Kundenbeschwerden und Erstattungen steht zur Diskussion.

Dabei wird deutlich, dass nicht jede Entscheidung gleich kritisch ist. Während automatisierte Schutzmaßnahmen durchaus sinnvoll sein können, erfordern Entscheidungen mit unmittelbaren Auswirkungen auf Menschen, Kundenbeziehungen oder wirtschaftliche Interessen deutlich mehr Kontrolle.

Die zentrale Streitfrage: Wie viel Verantwortung sind wir bereit, einer KI zu übertragen – und wie viel müssen wir selbst behalten?

Denn entscheidend ist nicht allein, was KI technisch kann, sondern welche Entscheidungen wir ihr bewusst überlassen wollen.




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Wie viel darf die IT über Mitarbeitende wissen? Und wo endet notwendige IT-Sicherheit und beginnt unzulässige Überwachung?

René und Michael diskutieren diese Frage aus zwei unterschiedlichen Perspektiven: der technischen Sicht und der des Datenschutzes. Denn moderne IT-Systeme ermöglichen tiefe Einblicke in das Verhalten von Mitarbeitenden – von Anmeldezeiten und Standortinformationen über Webseitenzugriffe bis hin zu Aktivitäten in Microsoft 365.Doch nur weil Daten technisch verfügbar sind, dürfen sie nicht automatisch zur Mitarbeiterkontrolle genutzt werden.

Wir sprechen darüber, warum Protokollierung für die IT-Sicherheit unverzichtbar sein kann, weshalb der Teams-Status kein geeigneter Leistungsnachweis ist und welche Grenzen beim Remote Support oder beim Einsatz von Mobile Device Management (MDM) gelten sollten.

Besonders kontrovers wird es, wenn konkrete Verdachtsmomente entstehen: Darf ein Unternehmen ausscheidende Mitarbeitende gezielt überwachen, um einen möglichen Datenabfluss zu verhindern? Welche Rolle spielen dabei die Geschäftsführung, die IT und der Datenschutz?

Auch die Verantwortung der IT-Administratoren steht zur Diskussion. Was passiert, wenn Techniker zufällig private Informationen entdecken oder Hinweise auf einen möglichen Regelverstoß erhalten?Am Ende geht es um eine zentrale Frage: Wie schaffen Unternehmen die notwendige Transparenz für ihre IT-Sicherheit, ohne das Vertrauen ihrer Mitarbeitenden zu verlieren?
Denn IT-Sicherheit und Datenschutz müssen keine Gegensätze sein. Entscheidend sind klare Zwecke, angemessene Maßnahmen, definierte Zugriffsrechte und ein verantwortungsvoller Umgang mit den verfügbaren Informationen.


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IT soll einfach funktionieren – möglichst ohne zusätzliche Klicks, Einschränkungen oder komplizierte Prozesse. Doch ist eine einfache IT automatisch auch eine gute IT?

In dieser Episode diskutieren René und Michael darüber, warum zusätzliche Komplexität manchmal notwendig ist. MFA macht eine Anmeldung nicht einfacher, fehlende lokale Adminrechte schränken Mitarbeiter ein und Freigabeprozesse können zusätzliche Arbeit verursachen. Trotzdem können genau diese Maßnahmen Sicherheit erhöhen, Risiken reduzieren und die IT für das Unternehmen insgesamt besser beherrschbar machen.

Dabei kommt es vor allem auf die Perspektive an: Was für einen Anwender einfach ist, kann für die IT zusätzlichen Aufwand und neue Risiken verursachen. Was für die IT sinnvoll erscheint, kann wiederum die tägliche Arbeit der Mitarbeiter erschweren. Und die Geschäftsführung muss neben Produktivität und Kosten auch Risiken, Verantwortlichkeiten und mögliche Haftungsfragen berücksichtigen.

Gleichzeitig darf Komplexität nicht zum Selbstzweck werden. Zu viele Tools, historisch gewachsene Strukturen, unterschiedliche Lösungen für denselben Zweck oder unnötig komplizierte Vorgaben können IT schwerer beherrschbar machen, ohne einen echten Mehrwert zu schaffen. Standardisierung kann deshalb zunächst Freiheit nehmen, langfristig aber für mehr Transparenz, Sicherheit und Kontrolle sorgen.

Zum Abschluss stellen René und Michael fünf Fragen vor, mit denen sich Prozesse und Technologien hinterfragen lassen: Wird die Arbeit für den Anwender einfacher? Wird der Betrieb für die IT beherrschbarer? Entstehen neue Risiken? Verstehen wir noch, was im Hintergrund passiert? Und wird das Unternehmen insgesamt einfacher – oder verschieben wir die Komplexität lediglich an eine andere Stelle?

Die zentrale Erkenntnis: IT sollte nicht um jeden Preis einfach sein. Sie sollte so einfach wie möglich sein, ohne dabei ihren Sinn zu verlieren. Und notwendige Komplexität sollte dort liegen, wo sie professionell verstanden, kontrolliert und beherrscht werden kann.

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Neue Hardware, Cloud, Microsoft 365, KI und Automatisierung – reicht das schon aus, um die eigene IT als modern zu bezeichnen?

Wir gehen der Frage nach, was moderne IT tatsächlich ausmacht und warum „neu“ und „modern“ zwei völlig unterschiedliche Dinge sein können. Denn wer lediglich alte Technik durch neue ersetzt, arbeitet danach möglicherweise genauso wie zuvor. Wirkliche Modernisierung beginnt dort, wo Technologie Prozesse verbessert, Systeme sinnvoll miteinander verbindet und einen konkreten Mehrwert für das Unternehmen schafft.

Dabei sprechen wir unter anderem über Cloud und On-Premises, den Einsatz von KI, Automatisierung, standardisierte Prozesse und die Frage, warum nicht jeder aktuelle Technologietrend automatisch die richtige Lösung für jedes Unternehmen ist. Auch die Mitarbeiter spielen eine entscheidende Rolle: Moderne Technologie bringt wenig, wenn Arbeitsweisen unverändert bleiben oder neue Möglichkeiten im Alltag gar nicht genutzt werden.

Am Ende steht eine einfache Unterscheidung: Neue IT erkennt man am Kaufdatum – moderne IT daran, was sie im Unternehmen verändert.

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Wir diskutieren, warum eine Geschäftsführung dem IT-Dienstleister vertrauen sollte, wann es sinnvoll ist, zu hinterfragen, und wie man Kommunikation und Vertrauen in IT-Projekten verbessern kann. Auch sprechen wir über die Bedeutung klarer Verantwortlichkeiten, die Rolle der Geschäftsleitung bei IT-Entscheidungen und wie man Risiken in der IT effektiv managt.

Key Topics

• Vertrauen zwischen Geschäftsführung und IT-Dienstleister
• Der richtige Umgang mit Dringlichkeitsanfragen
• Kommunikation und Verständlichkeit in IT-Projekten
• Risiken und Warnsignale bei IT-Entscheidungen
• Die Bedeutung von Transparenz und Faktenbasierung Verantwortlichkeiten in der IT klar definieren
• Die Rolle der Geschäftsleitung bei IT-Entscheidungen
• Risiken in der IT erkennen und managen
• Wichtige IT-Agreements und deren Bedeutung
• Transparenz und Kommunikation in der IT

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Unsere IT läuft. So eine Aussage kann leicht aus dem Bauch heraus getätigt werden, doch dabei handelt es sich um einen gefühlten Wert. Gerade in der IT sollten aber echte Messwerte herangezogen werden. Wir besprechen welche Werte dies sein können und warum.

Key Topics

• Messung der IT-Leistung und -Zuverlässigkeit
• Wichtigkeit von KPIs und Zieldefinitionen
• Lifecycle-Management von IT-Geräten
• Sicherheitsrelevante Messgrößen in der IT
• Bedeutung von Transparenz und Datenqualität

Referenzen
TISAX Katalog bei ENX

Wir sprechen darüber, warum IT-Projekte trotz guter Ideen häufig scheitern und welche Faktoren über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Wir beleuchten typische Ursachen wie unklare Ziele, fehlende Verantwortlichkeiten, unrealistische Zeitpläne, mangelnde Kommunikation und den Fokus auf technische Lösungen statt auf die eigentlichen Unternehmensprobleme. Dabei zeigen wir, warum saubere Prozesse, klar definierte Projektziele, Lasten- und Pflichtenhefte sowie ein konsequentes Change-Management die Grundlage erfolgreicher Projekte bilden. Außerdem diskutieren wir, weshalb Projekte regelmäßig hinterfragt, Veränderungen bewusst gesteuert und im Zweifel auch rechtzeitig beendet werden sollten, bevor Zeit und Budget in die falsche Richtung investiert werden.

Key Topics

• Ursachen für das Scheitern von IT-Projekten
• Bedeutung klarer Zieldefinitionen und Pflichtenhefte
• Rolle der Kommunikation und Teamarbeit
• Wichtigkeit realistischer Zeit- und Budgetplanung
• Risiken durch unklare Verantwortlichkeiten und Entscheidungen
• Einfluss von externen Dienstleistern und Ressourcenmanagement
• Strategien zur Vermeidung von Projektverzögerungen und Kostenüberschreitungen

Wir vertreten bewusst unterschiedliche Positionen zu Themen wie dem Einsatz von KI in Unternehmen, Cloud-Strategien, der Delegation von IT-Verantwortung, Mitarbeiterschulungen sowie dem Spannungsfeld zwischen IT-Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit. Nach jeder Diskussion ordnen wir die Argumente ein und teilen unsere tatsächliche Einschätzung, um Chancen, Risiken und unterschiedliche Perspektiven praxisnah zu beleuchten. So entsteht eine lebendige Diskussion, die zum Nachdenken anregt und zeigt, dass es bei vielen IT-Themen keine einfachen Schwarz-Weiß-Antworten gibt.

Key Topics

• Wann ist der Einsatz von KI sinnvoll?
• Vorteile und Risiken von Cloud-Strategien
• Sicherheitsaspekte bei Passwörtern und Passkeys
• Prozessautomatisierung in Unternehmen
• Vertrauen in Cloud-Dienste Kostenvergleich Cloud vs. On-Premise
• Vorteile externer IT-Dienstleister
• Verantwortung des Geschäftsführers für IT
• Notwendigkeit eines IT-Sicherheitsbeauftragten
• Regelmäßige IT-Schulungen und Tests
• Technische Maßnahmen vs. Mitarbeiterschulungen
• IT-Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit
• Delegation der IT-Verantwortung

Soundbites

• "KI sollte nur bei konkretem Problem eingesetzt werden"
• "Vertrauen ist der Schlüssel bei Passkeys"
• "Cloud-Strategie ist für die Zukunft unerlässlich"

Im zweiten Teil unseres interaktiven Chaos-Spiels sprechen wir über die Eskalation eines Cyberangriffs und die schwierigen Entscheidungen, die Unternehmen in einer echten Krisensituation treffen müssen. Gemeinsam analysieren wir die Auswirkungen kompromittierter Konten, Datenabflüsse, SharePoint-Downloads, Presseanfragen und möglicher Erpressungsversuche und diskutieren, welche Prioritäten zwischen Geschäftsbetrieb, IT-Sicherheit, Datenschutz und Krisenkommunikation gesetzt werden sollten. Dabei beleuchten wir die Rolle von Incident Response, Forensik, Cyberversicherungen, Behörden, Dienstleistern und internen Verantwortlichen sowie die Herausforderungen transparenter Kommunikation gegenüber Mitarbeitern, Kunden und Medien. Anhand des Szenarios zeigen wir, wie schnell technische Probleme zu strategischen Unternehmensentscheidungen werden und warum Vorbereitung, klare Prozesse und ein eingespieltes Krisenmanagement im Ernstfall entscheidend sind.

Key Topics

• Entscheidungsfindung bei Cyberangriffen: Prioritäten setzen
• Kommunikation in der Krise: Transparenz und Timing
• Reaktion auf Erpressung: Zahlen oder nicht zahlen?
• Technische und organisatorische Maßnahmen bei Cybervorfällen
• Rolle der Cyberversicherung und externe Spezialisten
• Prävention und Frühwarnsysteme in der IT-Sicherheit

Ressourcen
CyberVersicherung