Mødegangen

Sidst, de tog en snak om deres hverdagsmøder, lovede Jens, at han ville anstrenge sig mere for at komme til tiden. Jeg slukker min telefon 10 minutter før mødet starter, og jeg lader intet forstyrre mig”, havde han sagt. Den gode intention gik godt på det første møde efter hans udmelding. Også det næste. Men nu er alt, som det plejer. Ikke bare kommer Jens for sent, han taler også i telefon på vej ind i mødelokalet og helt indtil han har sat sig. Det er forstyrrende. Og det er også vildt provokerende og respektløst, synes Christina. Hun havde lovet sig selv, at hun ville tage mere ansvar for at sige fra overfor denne adfærd, frem for bare at vente på, at mødelederen griber ind, som hun ellers har haft for vane. Men det er svært. ”Hva’eee havde vi ikke en aftale om, at du skal komme til tiden Jens?” siger hun.

”Det er slet ikke noget for mig at skulle dyrke motion sammen med kolleger. Det er en privat-sag, synes jeg”, siger Bo, der for første gang skal med på den årlige firma-tur. Turen nærmer sig, og der er én, der har sat turen på dagsordenen til deres ledermøde. Inge har lagt mærke til, at der ikke er petanque-turnering i år. ”Jeg vil altså ikke med på den der 5 km gåtur. Og der er ikke andre hold, der er noget for mig,” klager hun. ”Ja og hvad med de to kørestolsbrugere, som er her i vores afdeling?” siger Henriette, der er leder for ledergruppen. Hun synes, at det er et dilemma. For samtidig synes hun, at hele ledergruppen med deres afdelinger bør møde op og vise opbakning til firmaet ved firmaturen. Det vil se mærkeligt ud, hvis nogen af dem vælger det fra. 

”Det er for ringe, at Henriette ikke stopper snakken, når vi ryger på afveje i møderne. Det er jo hende der er mødeleder.Processen med at finde nyt administrationssystem er i gang i ledergruppen, men der kommer ikke mere input i processen. Processen virker til at være gået i stå. Det er allerede et par uger siden, at ledergruppen tog beslutningen om at undersøge mulighederne for et nyt system. Alligevel oplever administrationschef Inge, at snakken igen og igen falder på manglerne ved det nuværende system. Jeg synes det er for ringe, sagde hun til Christina, da de stod ved kaffemaskinen efter et møde. Det, vi talte om til mødet, handlede jo slet ikke om processen med at få et nyt system. Jeg forstår det ikke, vi har jo allerede aftalt, det skal skiftes.” 

Mødegangens jubilæumsepisode - episode 40 om Mødegangens virksomhedsspil. 

Mødet nærmede sig sin afslutning. Det havde været et godt møde på alle måder. Men der var også kommet meget i spil. Henriette, der var mødeleder, vidste godt, at det kritiske lige nu er at få samlet godt op. Men hun kunne se, at folk mentalt var ved at stemple ud; én tjekkede sin telefon, en anden havde pakket alle sine ting og drejet sig på stolen så hele kroppen vendte mod døren, en tredje satte sit vandglas oveni den tomme kaffekop og selv var hun også temmelig træt. "Jeg har vist faciliterings-tømmermænd", tænkte hun, med tanke på en kommentar, en konsulent engang havde brugt. "Hvad gør jeg nu…"

Ledergruppen på otte personer mødes en gang om ugen, og mødeleder Henriette går meget op i, at møderne er gode og energifyldte. Hun er grundig med dagsorden, og uddelegerer så meget hun kan, og hun er altid opsøgende på metoder til forbedring af møderne og samarbejdet. En gang deltog hun i et møde, hvor de lige efter en beslutning skulle sidde i stilhed 1 minut, inden de tog den endelige beslutning. Det var hun ret vild med, og hun har siden gjort det til en fast proces ved alle deres beslutninger i hendes eget team. Således også i dag. De har lige besluttet at gå i gang med at finde nyt administrationssystem. ”Vi er lige stille et minuts tid for at tænke og mærke beslutningen”, siger Henriette. Alle sætter sig i tænkeposition – undtagen Jens, der sender himmelvendte øjne til Adrian...

Inge – afdelingens administrationschef og den ældste både i alder og anciennitet – er vikarierende mødeleder, fordi chefen er på konference. Gruppen skulle følge op på et par indsatser, der ikke rigtig skrider fremad, og så er der en opsigelse i produktionen, som de også skal have drøftet. Produktionschef Gissem er indstillet på at organisere produktionen lidt anderledes, nu, hvor der opstår nye muligheder. Hun fremlægger sit forslag, og alle lytter interesseret og engageret. Undtagen Ulrik. ”Øh Ulrik, er du med os?”, spørger Inge, da hun ser, at han skriver på sin mobiltelefon i skødet. ”Ja ja – jeg er bare lige ved at få noget på plads med revisionen. Skal liiiige sende det her – så er jeg med”  

Det seneste år har været vildt. Der har været virkelig travlt – nok også lidt for travlt, og ledergruppen har tilmed fået et nyt medlem. Dertil kuldsejlede et større projekt næsten, og der har bare ikke været hænder og hoveder nok til at tage fra. Det har slidt på alle i ledergruppen, og det er ikke altid, at der er en særlig god stemning, når ledermøderne er slut. Henriette, der er leder for gruppen, er meget bevidst om, hvordan energien i gruppen kan smitte ud i organisationen. Gruppens nyeste medlem, Bo, sætter på et møde ord på, hvor presset alle er: ”Der hvor jeg kom fra, var HR meget mere synlige, på forkant og kommunikerende. Jeg forstår ikke...”.  Mere når han ikke at sige, før Christina, der er HR-chef, uden et ord rejser sig op og forlader lokalet grædende.  

Jens er chef for salgsafdelingen, og han har netop holdt et møde med alle sine mellemledere. Folk løber for stærkt, og der sker for mange fejl. Samtidig lægger han mærke til, at sælgerne kun følger op på deres leads i gennemsnit fire gange, og så afslutter de deres sag, som tabt eller udskudt. Det ser mærkeligt ud, synes han. Derfor var emnet for mødet: ”Hvordan kan vi forbedre processerne i salgsafdelingen? Hvor virker de godt, og hvor er der barrierer?” Det var et godt møde med masser af gode løsninger og høje ambitioner. Jens sidder nu med referatet og tænker over sit næste skridt…   

Det er en vanvittig travl periode i Henriettes afdeling. Sidste ledelsesmøde blev aflyst, fordi folk var alle andre steder end på kontoret. En enkelt gang mødtes gruppen for bare at drikke en kop kaffe, men samtalerne kredsede udelukkende omkring problemer i et større projektet, der trækker voldsomt på afdelingen, på konsekvensen af den medie shit storm, der for nyligt ramte firmaets topchef og på frygten for, hvordan de - som sagerne er lige nu – skal finde tid til den budgetproces, der lige om lidt begynder.  Henriette tænkte, at den kop kaffe nærmest havde den modsatte effekt. Den blev et ekkokammer for elendighed. Henriette gik direkte til sin PC og sendte en besked til hele ledergruppen: ”Husk at vores næste ordinære møde er på torsdag. Jeg ved, at vi alle har travlt, men det er vigtigt, at du deltager, da vi jo var nødt til at aflyse sidst. Om ikke andet, så deltag virtuelt.” Hun besluttede sig for at skære dagsorden ned til et minimum og bruge god tid på at lave en styret tjek-in.