Hoy os hablo de Zapier, una aplicación web que sirve para conectar herramientas que, en principio, no tienen nada que ver entre sí. Una especie de “aplicación para gobernarlas a todas” que permite automatizar tareas entre Gmail, Dropbox, Trello, MailChimp, Google Sheets, WordPress, Slack y cientos de servicios más.
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Zapier trabaja con una idea muy sencilla: si pasa esto, haz aquello. El “esto” es el trigger o detonante. El “aquello” es la acción. Y cada combinación recibe el nombre de Zap. Por ejemplo: si recibo un correo en Gmail con un archivo adjunto, guarda ese archivo en Dropbox. O si alguien compra en mi ecommerce, avísame en Slack. O si alguien rellena un formulario, añade sus datos a Google Sheets.
Lo potente es que puedo combinar más de 500 aplicaciones y automatizar procesos sin programar. Puedo usar servicios distintos, de empresas distintas, o incluso usar la misma aplicación como origen y destino. Por ejemplo, si alguien me escribe durante vacaciones y no está en mis contactos, enviarle una respuesta automática más personalizada que la que permite Gmail por defecto.
Pongo varios ejemplos prácticos: guardar adjuntos de Gmail, crear contactos, añadir compras a hojas de cálculo, convertir comentarios de WordPress en suscriptores de MailChimp, generar tarjetas en Trello, hacer copias de seguridad de registros o enviar avisos internos cuando ocurre algo importante.
La configuración es bastante simple. Primero autorizo las aplicaciones que vamos a usar. Cada servicio pide sus permisos: Gmail, MailChimp, Dropbox, Trello o el que sea. Después elijo una aplicación de origen, defino el trigger y selecciono una o varias acciones. Zapier incluso permite probar el flujo con datos reales recientes para comprobar que todo funciona antes de activarlo.
La gracia no está solo en ahorrar tiempo, sino en reducir olvidos y conectar procesos que antes dependían de copiar y pegar. En negocios pequeños, donde una persona lleva muchas tareas, automatizar pequeñas acciones puede evitar errores y liberar bastante cabeza.
En cuanto a precios, Zapier tiene un plan gratuito con hasta 5 Zaps, más que suficiente para muchos particulares o proyectos pequeños. El plan de pago de 20 dólares permite hasta 20 Zaps, y luego existen planes superiores para equipos y usos más intensivos. La recomendación es clara: empezad por el gratuito, probad automatizaciones sencillas y pagad solo si realmente os ahorra tiempo.
En definitiva, Zapier es una herramienta muy potente para productividad y operaciones: no hace magia, pero conecta piezas que antes vivían aisladas. Y cuando empiezas a pensar en triggers y acciones, aparecen decenas de automatizaciones posibles.
Como siempre, gracias por vuestras valoraciones de 5 estrellas en iTunes, por vuestros comentarios, por estar en iVoox y por acompañarme cada día. Mañana vuelvo con otra herramienta de esta edición de verano. ¡Hasta entonces!