Olá pessoal, eu sou Mário Trentim. Seja bem-vindo ao #PMOCast! Neste episódio, vamos conversar sobre o livro Radical Candor, da autora Kim Scott. Por que é tão difícil dar e receber feedback? Porque usamos técnicas ruins, falta transparência e honestidade. Em primeiro lugar, precisamos entender que o feedback é necessário e importante para os profissionais e para as equipes. Em segundo lugar, devemos ser específicos em relação às evidências de comportamento ou resultados para que possamos ser honestos no feedback.

Adotar uma atitude radicalmente honesta é uma proposta intimidadora. Eu, pessoalmente, sempre fui uma pessoa muito tímida. Para mim, era bastante difícil dar e receber feedback. Com o tempo e com a prática, está se tornando mais fácil. O grande segredo está em entender que fomentar a sinceridade extrema entre chefes e funcionários com o intuito de fazer com que o outro cresça — e consequentemente a organização como um todo, tornando-se um ambiente saudável para crescimento.

O Feedback Radical Candor deve seguir algumas recomendações para ser claro e, ao mesmo tempo, não ser visto como um ataque pessoal:

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Referências adicionais

Livro Radical Candor, Kim Scott: https://www.amazon.com.br/Radical-Candor-Kick-Ass-Without-Humanity/dp/1250103509 

Olá pessoal, eu sou Mário Trentim. Seja bem-vindo ao #PMOCast! Neste episódio, vamos esclarecer as diferenças entre Backlog e EAP. Tratam-se de artefatos ou documentos com propósitos diferentes. Enquanto a EAP (Estrutura Analítica do Projeto), também conhecida como WBS (Work Breakdown Structure), descreve detalhadamente todas as entregas e o trabalho necessário para o projeto, o Backlog é uma lista flexível de funcionalidades ou entregas desejadas.

Vale destacar que EAP é uma ferramenta da gestão tradicional de projetos. Na gestão tradicional, o escopo é fixo e pré-definido. Isto é, o projeto só termina quando todo o escopo for concluído. O cronograma e o orçamento são flexíveis. Neste sentido, um projeto tradicional exige maior planejamento inicial, definição de requisitos e detalhamento das entregas. A EAP é uma estrutura hierarquica das entregas, subdividindo fases em pacotes menores para que sejam gerenciáveis. A EAP é a base do cronograma e do planejamento de recursos. 

Por outro lado, o Backlog é uma ferramenta da gestão ágil de projetos. Na gestão ágil, o escopo é flexível. Duração e recursos são fixos e pré-definidos. Um projeto ágil parte da priorização de funcionalidades e entregas em um backlog (uma espécie de lista de desejos priorizada por valor) para iniciar a execução em períodos de tempo fixos ou Sprints (no caso do framework Scrum, por exemplo). Não há garantia de que iremos concluir todas as coisas do Backlog. Na verdade, é esperado que o projeto conclua menos do que o backlog, estando as entregas e funcionalidades priorizadas, utilizando a técnica MOSCOW, por exemplo, conforme explicada neste episódio.

Agora que você já sabe as diferenças, podera escolher a melhor ferramenta e a metodologia mais adequada para os seus projetos futuros. Vejo você no próximo episódio do #PMOCast!

Referências adicionais:

Olá pessoal, eu sou Mário Trentim. Seja bem-vindo ao #PMOCast! Neste episódio, temos um assunto importantíssimo: Arquiteturas Organizacionais Modernas e Topologias de Equipes. Cumpre destacar que o grande objetivo do Design de Equipes Virtuais ou Híbridas é otimizar o fluxo de valor e a gestão das mudanças por meio de feedback. 

Neste episódio do #PMOCast, além das dicas sobre por onde começar a transformação da arquitetura organizacional, eu falo também sobre estratégia, cultura e tecnologias para o trabalho digital. Compartilhe com seus colegas e participe da discussão nos comentários.

Vamos começar pela Lei de Conway, que diz que as organizações tendem a produzir sistemas (soluções, produtos ou serviços) que são cópias das estruturas de comunicação dessas organizações. Isto é, a maneira como você organiza a arquitetura das equipes e da organização vai determinar a maneira como você organiza seu produto ou serviço em sistemas e subsistemas. Por exemplo, uma empresa automotiva vai acabar dividindo seus departamentos e setores em pedaços do carro, assim como uma empresa de software organiza suas equipes em módulos do software. 

Qual é o problema disso? O problema é que isso atrapalha inovação e adaptação. Além disso, temos soluções monolíticas do passado e organizações com áreas cinza (bola dividida, ninguém sabe se é responsabilidade de uma área ou de outra). 

Importante destacar que as equipes devem ser organizadas considerando suas dependências, que podem ser de três tipos: Conhecimento, Tarefas ou Recursos. Você deve criar cada equipe com um propósito específico e interfaces bem definidas, levando em conta o ecossistema de fluxos de valor da organização (Value Stream Mapping). Outro ponto importantíssimo é proteger as equipes e as pessoas das comunicações e informações desnecessárias. Regras para evitar sobrecarga cognitiva e restrições para as iterações e processos são muito saudáveis, garantindo a máxima eficiência das equipes. Vejo você no próximo episódio do #PMOCast!

Outras referências:

Olá pessoal, eu sou Mário Trentim. Seja bem-vindo ao #PMOCast! Neste episódio, vamos conversar sobre as habilidades interpessoais ou soft skills mais requisitadas durante a Pandemia (e Pós-Pandemia). Segundo artigo publicado no jornal Valor Econômico, dentre as habilidades mais procuradas, destaca-se a "Calma". Isso mesmo! Calma e equilíbrio, uma habilidade cada vez mais rara nas equipes virtuais. 

Coincidentemente, nestas últimas semanas estive conversando com executivos de grandes empresas no Brasil e observamos a preocupação em relação à queda de produtividade, obstáculos à colaboração e problemas de comunicação que estão aumentando nas equipes virtuais nos últimos meses. Vários fatores podem estar causando essa queda na produtividade, conforme estudo realizado com 61,000 funcionários da Microsoft (estudo publicado no journal Nature Human Behaviour e na revista Geekwire).

Fato é que as organizações estão instituindo diretorias e vice-presidências para tratar dos assuntos de bem-estar e saúde mental dos colaboradores. Porém, isso não é suficiente. A dinâmica das equipes também precisa ser tratada. Acima de tudo, a cultura organizacional precisa ser revista e reforçada para o "novo normal" do trabalho híbrido e do trabalho remoto.

Para você, indivíduo, o que importa é fazer a sua parte. Você pode e deve desenvolver habilidades interpessoais ou soft skills, uma vez que elas sempre foram importantes e, daqui para frente, tornam-se extremamente mais importantes. Mas como fazer isso? Não basta ler livros, como eu expliquei neste episódio do podcast. Você precisa colocar em prática e refletir sobre os resultados (retrospectiva, feedback). Algo que está me ajudando bastante nos últimos três anos é a meditação, cujos enormes benefícios você vai encontrar em livros e referências por aí. 

Eu uso o aplicativo Headspace.com (mas existem vários). Há um documentário muito interessante do Headspace no Netflix que eu recomendo você assistir. Provavelmente, assim como eu, você nunca foi adepto da meditação e pode ter algum preconceito em relação à prática. Comecei a fazer por causa dos estudos sobre seus impactos na produtividade pessoal, clareza mental e criatividade. Com o passar do tempo, eu observei seus benefícios também em relação ao auto-conhecimento e à auto-regulação, cujos resultados tem sido muito benéficos para mim durante a pandemia. Posso até fazer um episódio sobre os benefícios da meditação se você deixar um comentário :) aqui. Apesar de não ser especialista, eu sei, por experiência própria, que é uma prática muito saudável.

Não se esqueça de compartilhar esse episódio. Vejo você no próximo.

Os links das reportagens que eu mencionei estão a seguir.

Geekwire: https://www.geekwire.com/2021/study-microsoft-employees-shows-remote-work-puts-productivity-innovation-risk/

Valor Econômico: https://valor.globo.com/carreira/noticia/2021/09/09/calma-e-a-soft-skill-mais-desejada.ghtml

Olá pessoal, eu sou Mário Trentim. Seja bem-vindo ao #PMOCast! Neste episódio, vamos conversar sobre um dos maiores vilões da produtividade: Comunicação Ineficaz. Na verdade, os problemas de comunicação contribuem fortemente para o fracasso de projetos, desalinhamento de expectativas, conflitos e muito mais. 

Portanto, entender os MÉTODOS de comunicação e selecionar os MEIOS de comunicação corretamente é fundamental para o sucesso de qualquer equipe, projeto ou organização. Vamos lá:

1) Métodos de Comunicação: comunicação de duas vias (síncrona ou assíncrona), comunicação ativa (push) e comunicação passiva (pull)

2) Meios de Comunicação: ferramentas e tecnologias (reunião presencial, e-mail, chat, intranet, outros)

Comunicação SÍNCRONA vs ASSÍNCRONA

A comunicação síncrona está baseada no envio e recebimento de mensagens em tempo real, devendo ser utilizada para: assunto urgentes, Discussão de assuntos que exijam feedback ou respostas em tempo real. Já a comunicação assíncrona pressupõe o envio de mensagens sem a necessidade de uma resposta imediata, devendo, portanto, ser utilizada para fins de Informação e assuntos não-urgentes que possam aguardar uma resposta. Tanto a comunicação síncrona quanto assíncrona podem ser utilizadas de maneira formal ou informal.

Aproveite para baixar a figura comparando os métodos de comunicação aqui no Instagram: https://www.instagram.com/p/CTTEftghSH5. Essa figura deveria ser usada como fundo de tela nos celulares e computadores de todos os nossos membros da equipe, concorda? 💙💙💙

Compartilhe esse episódio do #PMOCAst que está disponível no Spotify, Youtube, iTunes, Google Podcasts e outras plataformas. Vejo você no próximo episódio!

Olá pessoal, eu sou Mário Trentim. Seja bem-vindo ao #PMOCast! Neste episódio, eu apresento uma série de dicas e truques para o gerente de projetos de primeira viagem! É a primeira vez que você está gerenciando um projeto sozinho? Então ouça com atenção, caneta e papel na mão 👩‍🎓📚👨‍🎓. Vamos começar pelos livros que eu mencionei neste episódio:

De maneira sucinta (ouça os detalhes e exemplos neste episódio!), você precisa dar muita atenção a cinco aspectos essenciais para o sucesso de um projeto:

1) Entendimento da necessidade, objetivo e justificativa do projeto

2) Formação e desenvolvimento da equipe do projeto 

3) Escolha da metodologia (ágil, tradicional, híbrida), adaptação dos processos e ferramentas 

4) Orientar, acompanhar e monitorar o trabalho de maneira consistente e frequente 

5) Encerrar o projeto adequadamente, considerando aceitação, transição e realização de benefícios 

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Aproveito para deixar links de alguns vídeos complementares:

Estágios de Formação da Equipe (Tuckman, 1965): https://youtu.be/lkVyPb0uFNI

Gestão Ágil vs Tradicional, como escolher? https://youtu.be/p8xI_DNvPcc

Importância do Status Report e Acompanhamento Diário/Semanal: https://youtu.be/uc3_N8ZX9dQ

Encerramento vs Abandono de Projeto: https://youtu.be/Zkyn5CNe9Hc

Olá pessoal, eu sou Mário Trentim. Seja bem-vindo ao #PMOCast! Neste episódio, vamos conversar sobre o perfil e competências do Gerente de Projetos no Setor Público. É importante destacar que a gestão de projetos pode e deve ser aplicada em organizações com ou sem fins lucrativos, especialmente em Governos, para que possamos buscar maior eficiência e transparência em busca do retorno sobre o investimento social. 

Cada vez mais, no Brasil e no mundo, as organizações governamentais e públicas avançam em direção à maior maturidade em gerenciamento de projetos e portfólios. Todavia, em algumas situações, confundimos efeitos e causas. Os projetos atrasados ou mal gerenciados tem como causa raiz a falta de desenvolvimento em competências dos profissionais. Segundo Crawford (2005), melhorar as competências dos profissionais resulta em projetos com maior qualidade e menores desvios em prazo e custos, o que contribui ao longo do tempo para o desenvolvimento de novas capacidades organizacionais e maturidade geral.

Portanto, precisamos estabelecer claramente as competências e os planos de desenvolvimento individual para gerentes de projetos. No setor público, faz-se necessário desenvolver competências específicas para o contexto de organizações funcionais, hierarquicas e regulamentadas. A linha de base de competências do IPMA (International Project Management Association) está dividida em três domínios, descritos a seguir.

Para o Gerente de Projetos no Setor Público, podemos sugerir adaptações:

COMPETÊNCIAS ESTRATÉGICAS​

COMPETÊNCIAS INTERPESSOAIS​

COMPETÊNCIAS TÉCNICAS​

Observe que as principais mudanças estão relacionadas ao contexto organizacional (competências estratégicas) e características do projeto (em geral, grande número de stakeholders e a comunidade). 

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Olá pessoal, eu sou Mário Trentim. Seja bem-vindo ao #PMOCast! Neste episódio, o assunto é a Comunicação Não-Violenta, baseada no livro de Marshall Rosenberg. Como gestor de projetos, você sabe que uma boa parte do nosso tempo está relacionada à comunicação. Além disso, o contexto do gerenciamento de projetos, pelas próprias características de incerteza e mudanças, pode resultar em um ambiente de potenciais conflitos, desalinhamento em expectativas.

A ansiedade e o stress em relação a prazos, restrições e riscos dos projetos exige muita inteligência emocional e habilidades interpessoais, especialmente em relação à comunicação tanto para membros de equipe, quanto para gestores de projetos e partes interessadas. Segundo Rosenberg, a comunicação não-violenta deve ser baseada na empatia e no entendimento das emoções para evitar que conflitos pequenos se tornem muito grandes. A forma como você diz alguma coisa pode ter efeitos positivos ou negativos nos relacionamentos. Por isso, é importante estar ciente de como você conversa com as pessoas à sua volta.

Rosenberg definiu quatro pilares para a comunicação não-violenta:

Imagine a seguinte situação. Um membro da equipe entrega relatórios atrasados. Na reunião, o gerente de projetos diz "João, por que você nunca faz nada direito?" Qual seria o resultado? Um efeito positivo ou negativo? Provavelmente, isso cria um ambiente de animosidade, desrespeito e desconfiança, impactando toda a equipe. 

Vamos desconstruir e reconstruir essa frase usando a comunicação não-violenta:

João, quando você entrega um relatório fora do prazo (observação do fato, não é um julgamento da pessoa), eu sinto que você está desrespeitando as regras da equipe (sentimentos), pois a colaboração e o comprometimento com os prazos são ground rules (necessidades). Da proxima vez, informe com antecedência e peça ajuda para cumprir os prazos (pedido específico, orientando o comportamento esperado no futuro).

Daqui para frente, antes de sair falando as coisas por aí, o que pode prejudicar relacionamentos com cliente, partes interessadas, membros de equipe, faça reflexões sobre os objetivos da comunicação e adote a comunicação não-violenta.

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Olá pessoal, eu sou Mário Trentim. Seja bem-vindo ao #PMOCast! Neste episódio, vamos conversar sobre um tema importantíssimo: Gestão da Qualidade em Projetos (Planejamento da Qualidade, Garantia da Qualidade e Controle da Qualidade). Segundo Philip B. Crosby, a "qualidade é grátis." Isto é, os defeitos é que custam caro (Crosby é um dos defensores de defeito zero). Qualidade é o atendimento de requisitos (necessidades quantificadas), fitness for purpose (fazer o que prometeu, fazer o que se propõe). 

Na gestão de projetos tradicional, abordagens preditivas, comumente temos um plano de gerenciamento da qualidade, em linha com as propostas de Joseph M. Juran, outro pensador da qualidade. Definimos testes e auditorias, entre outras ferramentas para garantir e controlar a qualidade. Todavia, os projetos tradicionais são mais engessados em relação à melhoria contínua (W. Edward Deming), lições aprendidas e mudanças, embora possuam uma gestão da qualidade robusta.

Por outro lado, a gestão ágil de projetos NÃO (???) tem gestão da qualidade. Na verdade, é um erro de entendimento, como eu explico e exemplifico neste episódio. Os projetos ágeis DEVEM considerar a qualidade. Você deve entender que o débito técnico é um Endividamento sem volta. A qualidade é grátis, segundo Crosby. E a qualidade é mais ágil e mais rápida, Allan Kelley. Erros, defeitos, bugs, trabalho mal feito geram retrabalho. Não caia nessa! Descubra como evitar neste episódio do #PMOCast. Adote a qualidade desde o design.

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Olá pessoal, eu sou Mário Trentim. Seja bem-vindo ao #PMOCast! Neste episódio, eu vou explicar a preparação para o exame PMP (Project Management Professional) do PMI.org. Trata-se de uma das certificações mais valiosas em gerenciamento de projetos na atualidade.

Antes de falar dos requisitos, conteúdo e prova para certificação PMP, é preciso destacar que o Project Management Institute, assim como outras organizações, possui uma família de certificações destinadas a públicos-alvo diferentes. A certificação PMP é direcionada para gerentes de projetos seniores que possuem mais de 3 ou 5 anos de experiência, sendo necessário comprovar 4.500 horas gerenciando projetos.

O prova de certificação PMP está baseada no Exam Content Outline (https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/certifications/pmp-examination-content-outline.pdf). Muita gente comete o erro de acreditar que a prova está baseada somente no Guia PMBOK. De acordo com o PMI, 42% da prova corresponde ao Domínio PESSOAS, 50% corresponde ao Domínio PROCESSOS e 8% corresponde ao Domínio NEGÓCIOS. 

Para que você tenha sucesso na prova, além da experiência comprovada, você deve estudar os seguintes materiais (no mínimo):

- Guia PMBOK 7a edição e Guia PMBOK 6a edição, destacando que os processos, ferramentas e técnicas agora fazem parte da plataforma Standards Plus do PMI;

- Referências sobre gestão tradicional, ágil e híbrida de projetos;

- Abordagens para gestão de conflitos, motivação, gestão de pessoas, liderança;

- Material oficial disponibilizado por organizações acreditadas (ATP - Accredited Training Partner) e instrutores certificados

Aproveite para assistir o curso gratuito e completo (81 aulas) neste link: https://www.youtube.com/playlist?list=PLnhUek92-enj0V2fSAoS8DkPxO0SVQW6j

Além do curso acima, eu recomendo você realizar um curso oficial (ATP) e ler outros livros de referência como autoras Rita Mulcahy e Kim Heldman. Faça também simulados, mapas mentais e resumos. Tenha em mente que não adianta "decoreba" ou memorização, procure contextualizar o seu aprendizado e aplicar no seu dia-a-dia. A preparação para o exame pode levar em torno de 3 meses, dependendo do seu ritmo de estudo.

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