Bienvenidos y bienvenidas a las Guías Tecnológicas de 5 Minutos de Simple Informática. En este programa 155 explicamos qué es el coste de oportunidad, por qué dejar tareas administrativas o de limpieza a terceros te permite ganar más y cómo aplicarlo en tu negocio.

El coste de oportunidad mide lo que dejas de ganar cuando dedicas tu tiempo a tareas que otro podría hacer más barato. Si cobras 50 €/h y pagas 10 €/h por limpieza, cada hora que limpias tú en lugar de facturar supone un coste de oportunidad de 40 €.

Limpieza y mantenimiento

Gestión de informática básica

Asesoría administrativa

Al delegar estas labores, recuperas horas para actividades que generan ingresos directos.

Define tu tarifa por hora (por ejemplo, 50 €/h).

Suma lo que te cuesta subcontratar (por ejemplo, 10 €/h).

La diferencia (40 €/h) es lo que pierdes si lo haces tú mismo en lugar de dedicarlo a tu actividad principal.

Ventas y desarrollo de clientes

Mejoras de producto o servicio

Formación que incremente tu valor

Cada hora que dediques a estas tareas compensa con creces el coste de oportunidad de externalizar.

Escucha nuestro podcast para saber más.

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Las Guías tecnológicas de 5 minutos de Simple Informática, podcast donde tratamos de contestar en poco tiempo a problemas concretos de las PYMES.

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Bienvenidos y bienvenidas a las Guías Tecnológicas de 5 Minutos de Simple Informática. Hoy, en el programa 154, explicamos firma digital: qué es, qué tipos de firma electrónica existen y cómo utilizarlas en el correo, en el supermercado y en documentos oficiales.

La firma digital garantiza que un documento no ha sido alterado desde el momento de la firma y certifica la identidad del firmante. A diferencia de la firma simple (una imagen o texto en tu correo), la firma digital usa criptografía para añadir seguridad y validez legal.

Firma electrónica simple

Imagen o texto añadido al correo o PDF.

Sirve para branding y apariencia, pero no garantiza integridad.

Firma electrónica avanzada

Utiliza certificados digitales (p. ej. FNMT en España).

Vincula de forma única al firmante, detecta cambios en el documento.

Firma electrónica cualificada

Basada en un certificado emitido por un Prestador de Servicios de Confianza reconocido.

Equivalente a la firma manuscrita según la normativa eIDAS.

En documentos (PDF, Word): instala un certificado en tu sistema operativo y, al “firmar”, se incrustan datos de fecha, hora y emisor.

En facturas electrónicas y trámites con la administración: la firma digital avanzada o cualificada es obligatoria para presentar documentos válidos.

En terminales de punto de venta (supermercado): la firma que dibujas en la pantalla suele ser una firma electrónica simple, que funciona como recibo comercial, pero no lleva un certificado criptográfico.

En correo electrónico: puedes adjuntar tu firma electrónica simple (imagen + datos), o usar S/MIME con un certificado para firmar y cifrar mensajes, convirtiéndolos en correos firmados digitalmente.

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Bienvenidos y bienvenidas a nuestras Guías Tecnológicas de 5 Minutos de Simple Informática. Hoy, en el programa 153, hablamos de cómo dividir tu pequeña empresa en áreas funcionales, incluso si solo sois dos.

Aunque en una microempresa “todos hacemos de todo”, definir áreas y responsabilidades aporta:

Claridad: Sabes quién responde ante cada tipo de incidencia.

Eficiencia: Cada uno dedica tiempo a lo que mejor sabe hacer.

Crecimiento: Facilita identificar cuellos de botella y dónde invertir recursos.

Producción

Incluye la creación de tu producto o servicio: compras, fabricación, control de calidad e I+D.

Comercial

Agrupa venta y marketing: captación de clientes, publicidad, postventa y distribución.

Administración

Engloba contabilidad, tesorería, impuestos, presupuesto y, si hace falta, Recursos Humanos (nóminas, formación, reclutamiento).

Si sois dos personas, determina para cada una el porcentaje de dedicación a cada área. Por ejemplo:

Así sabrás qué volumen de ventas, costes u horas debe asumir cada uno.

Aunque seas tú solo, asigna porcentajes de tiempo a las tres áreas. Así podrás:

Detectar qué función te ocupa demasiado y dónde necesitas ayuda.

Priorizar tareas: dedicar más tiempo a la captación de clientes si las ventas flojean, por ejemplo.

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La entrada 153 Programa 153. Estructura organizativa en la empresa. aparece primero en Simple informatica.

Bienvenidos y bienvenidas a nuestras Guías Tecnológicas de 5 minutos de Simple Informática. Hoy hablamos de usar becarios para tu negocio, una opción válida incluso si tu empresa es muy pequeña.

Frescura y motivación

Los alumnos llegan con ganas de aprender y aportar.

Te ayudan a cubrir tareas básicas para que tú te concentres en lo estratégico.

Coste reducido

Su incorporación es gratuita o con una remuneración simbólica, según convenios de prácticas.

Ahorras tiempo y dinero en tareas rutinarias.

Formación y retención de talento

Con los FP dual, el becario alterna estudio y prácticas durante un año, ganando experiencia real.

Si encaja bien, puedes incorporarles como personal fijo.

Contacta con los ciclos de Formación Profesional de tu zona:

Informática y Sistemas para técnicos o desarrolladores.

Administración y Finanzas para tareas contables y gestión.

Cualquier otro FP relacionado con tu sector (hostelería, comercio, diseño…).

Los profesores gestionan las prácticas y te asignan candidatos según tus necesidades.

FP Dual: suelen ser dos semestres completos en la empresa.

Prácticas tradicionales: de 3 a 6 meses, según convenio.

Tareas sugeridas:

Actividades sencillas y de bajo riesgo (copias, organización de archivos).

Soporte básico (ayuda en la web, atención al cliente).

Proyectos guiados (pequeñas mejoras en tus sistemas).

Plan de acogida: dedica un día a formarle en tus procesos.

Tutor interno: asigna un compañero que supervise y resuelva dudas.

Objetivos claros: define tareas semanales y evalúa su evolución.

Feedback constante: corrige y reconoce avances para motivar.

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La entrada 152 Programa 152. Usa becarios para tu negocio, por pequeño que sea. aparece primero en Simple informatica.

Hoy en el programa 151, hablamos de una expresión que resume muy bien la filosofía de Apple: “Apple son lentejas: si te gustan, las tomas; si no, las dejas.”

Ecosistema cerrado

Apple controla el hardware y el software que funciona en sus equipos.

Solo los dispositivos y aplicaciones aprobados por Apple garantizan compatibilidad y funcionamiento sin sorpresas.

Plug & Play real

Cuando compras un accesorio compatible, lo conectas y funciona al instante: impresoras, teclados, cámaras…

Para quien busca comodidad absoluta, esta “rigidez” es una gran ventaja.

Inconvenientes que quedan

Algunos periféricos o software profesionales solo existen para Windows.

En ese caso, “si no te gustan” las limitaciones de Apple, toca “dejar las lentejas” y usar PC o soluciones paralelas (máquinas virtuales, Boot Camp, etc.).

Compatibilidad: Windows ha mejorado mucho y el usuario medio ya no encuentra tantas diferencias.

Precio: El sobrecoste de un Mac suele reflejar la marca y el diseño, no solo su rendimiento.

Flexibilidad: En PC encontrarás más opciones de hardware y software a medida.

Al final, cada quien debe escoger la “lenteja” que mejor se adapte a sus necesidades y presupuesto.

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Bienvenidos y bienvenidas a nuestras Guías Tecnológicas de 5 minutos de Simple Informática
Programa 150: ¿Puedo tirar las facturas en papel?

En este espacio respondemos en 5 minutos preguntas concretas de nuestros clientes y oyentes, usando un lenguaje sencillo que cualquiera pueda entender.

¡Sí! No solo puedes, sino que deberías deshacerte del papel y gestionar solo facturas digitales.

Ahorro de espacio: No necesitas archivadores ni estanterías.

Ahorro de tiempo: Localizas cualquier factura al instante con un buscador.

Facilidad de envío: Reenvías un correo con todas las facturas en segundos.

Genera tu factura en PDF

Instala un “PDF Printer” (por ejemplo, PDF Creator).

Al imprimir, selecciona esa impresora virtual y guarda el documento como .PDF.

Envía el PDF al cliente

El cliente lo recibe y puede leerlo sin necesidad de imprimirlo.

Archívalo digitalmente

Guárdalo en tu disco o en un gestor documental. Si lo necesitas en papel, imprímelo al momento.

Cuando envías tus facturas en papel a la gestoría, a veces se pierden o llegan tarde, y no podrás desgravarte ese IVA. Si las facturas son digitales y viajan por correo, nunca se extravían y aparecen todas en tu contabilidad.

Escanéalas y guárdalas como PDF.

Apúntalas en tu contabilidad o envíalas a la gestoría por email.

Tira el original o repósalo en caso de inspección, imprimiendo de nuevo el PDF.

Si la Administración te pide facturas electrónicas certificadas, utiliza un software que añada una firma digital (por ejemplo, a través de FACE para facturas 3.2). Así tu PDF escaneado queda protegido y legalmente válido.

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Bienvenidos y bienvenidas a las Guías Tecnológicas de 5 minutos de Simple Informática (Programa 149)
En Simple Informática sabemos que valoras tu tiempo, por eso respondemos en solo 5 minutos a las dudas de nuestros clientes y oyentes con un lenguaje claro y sencillo. Si quieres enviarnos tu pregunta, visita simpleinformatica.es y usa nuestro formulario de contacto, o llama al 91 694 77 06 y te asesoraremos.

Un oyente nos preguntó cómo generar facturas en PDF y, sobre todo, cómo evitar esas molestas marcas de agua que aparecen cuando el software no está licenciado. Aquí tienes la solución:

Desinstala el generador de PDF de pago que vino preinstalado y que añade su marca de agua.

Instala una alternativa gratuita y sin limitaciones, como:

PDF Creator

doPDF

Imprime tu factura desde cualquier programa (ERP, base de datos, Word, Excel…) y elige la impresora virtual PDF. El resultado será un PDF limpio, sin marcas de agua, listo para enviar.

Sí. Siempre que tu factura incluya los mismos datos obligatorios (número, fecha, datos del emisor y receptor, descripción, importe, IVA…), un PDF enviado por correo electrónico tiene plena validez fiscal. Muchos de nuestros clientes ya llevan años así:

Emisión digital: Generas la factura en tu ERP o base de datos, la conviertes a PDF y la envías por email.

Recepción digital: Te llega la factura en PDF, la archivas en tu disco o gestor documental y la apuntas en tu contabilidad.

Escanéala con un escáner o app móvil.

Guárdala como PDF en tu ordenador.

Regístrala en tu contabilidad.

Descarta el papel o guárdalo solo para tus archivos físicos si lo deseas.

Si llegara una inspección, basta imprimir de nuevo el PDF; el contenido será idéntico al original.

Factura básica en PDF: No requiere firma electrónica ni certificado. Es suficiente con generar e intercambiar el PDF.

Factura electrónica oficial (por ejemplo, a la Administración Pública vía FACE): sí requiere un certificado y firma digital según la normativa (factura 3.2).

En próximos programas veremos cómo certificar y firmar electrónicamente tus documentos.

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La entrada 149 Programa 149. Enviar facturas en PDF aparece primero en Simple informatica.

Bienvenidos y bienvenidas un día más a nuestras guías tecnológicas de 5 minutos de Simple Informática. Como siempre, tratamos de responder en muy poco tiempo a una pregunta concreta de nuestros clientes o nuestros oyentes. Hoy reflexionamos sobre una cuestión muy habitual:
¿Cuándo merece la pena contratar un contrato de mantenimiento y cuándo no es aconsejable?

Este episodio surge de una experiencia personal. Mientras hablábamos en episodios anteriores sobre contratos de mantenimiento informático, en casa se averió la caldera. Una reparación sencilla que acabó costando casi 100 €, entre desplazamiento y mano de obra. Justo después me ofrecieron un contrato de mantenimiento anual por ese mismo importe.

Esto me hizo plantearme: ¿realmente compensa firmar ese contrato? ¿O es mejor asumir los costes si se presentan? Es una decisión que, en este caso, depende únicamente del coste económico.

La caldera llevaba cinco años sin problemas. Esta fue su primera avería. Y pensé: si ha funcionado bien tanto tiempo, probablemente aún aguante unos cuantos años más sin fallos importantes. En ese caso, pagar un contrato de mantenimiento anual sería un gasto innecesario.

Además, en este contexto doméstico, no hay valor añadido más allá de cubrir reparaciones. No hay formación, mejoras ni optimización posible. Solo se trata de evaluar si, económicamente, compensa pagar por adelantado por un posible problema.

En el caso de un contrato de mantenimiento tecnológico, la lógica es diferente. Aquí no solo se trata de arreglar lo que se estropea, sino de aprovechar el conocimiento técnico para mejorar. Es una herramienta para avanzar en la transformación digital, resolver dudas operativas y aprender a usar mejor los recursos tecnológicos.

Un contrato de mantenimiento en informática te permite:

Consultar a un experto de forma habitual

Optimizar procesos

Prevenir errores antes de que ocurran

Evolucionar tecnológicamente con apoyo profesional

Por eso, no es solo una decisión económica, sino estratégica.

Sí conviene: cuando el contrato incluye valor añadido, soporte constante y contribuye a mejorar el uso del sistema (como en la informática).

No conviene: cuando el único criterio es cubrir una posible avería poco probable (como en el caso de la caldera doméstica).

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La entrada 148 Programa 148. No siempre es aconsejable un contrato de mantenimiento aparece primero en Simple informatica.

¡Bienvenidos a nuestras guías tecnológicas de 5 minutos! Cada día respondemos, en un lenguaje sencillo, las dudas que nos plantean oyentes y clientes.

Un contrato de mantenimiento informático cubre principalmente la mano de obra de las incidencias: diagnósticos, reparaciones y actualizaciones. Es la opción más económica y popular, ya que el coste de la mano de obra suele ser la parte más elevada en cualquier servicio técnico.

A diferencia del seguro de coche “a todo riesgo” (que cubre daños propios y ajenos), en informática no existe un mantenimiento todo incluido que abarque piezas y actualizaciones tecnológicas sin sobrecostes.

Obsolescencia rápida: Cambian con velocidad los discos, tarjetas gráficas y otros componentes.

Precio variable de piezas: Un disco de 250 GB puede costar 30 €, mientras que uno de 1 TB ya ronda los 50 €.

Actualizaciones naturales: Al reparar, suele surgir la oportunidad de mejorar hardware (por ejemplo, instalar un SSD), lo que genera un coste adicional.

Para acercarnos a un “contrato todo incluido”, combinamos:

Renting tecnológico

Alquiler de equipos (ordenadores, servidores, impresoras) a 3–4 años.

Cobertura total de piezas: ante cualquier avería, el proveedor reemplaza componentes sin coste extra.

Olvidas la decisión de ampliar disco o memoria: simplemente funciona.

Contrato de mantenimiento de mano de obra

Atención técnica ilimitada: diagnósticos, reparaciones, configuraciones.

Sin sorpresas: ni franquicias ni repasos a precio por pieza.

Beneficios: olvidas obsolescencia y gastos imprevistos. El renting cubre piezas, el mantenimiento cubre mano de obra.

Daños por negligencia o robo: Si dañas el equipo (caídas, líquidos, uso indebido) o te lo roban, el contrato no cubre la reposición.

Pago de cuotas pendientes: En caso de siniestro grave, debes asumir las mensualidades restantes hasta la amortización.

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La entrada 147 Programa 147. ¿No existe un contrato mantenimiento a todo riesgo? aparece primero en Simple informatica.

Hoy profundizamos en un tema clave para tu PYME: contratos de mantenimiento informático. En solo 5 minutos te ayudamos a decidir si te conviene más un contrato de mantenimiento o un bono de horas.

Un contrato de mantenimiento informático es un acuerdo con una empresa de soporte técnico que cubre:

Atención ilimitada a incidencias de hardware y software

Tiempo de respuesta y resolución garantizados

Actualizaciones y revisiones periódicas

Mano de obra incluida sin coste extra

Con este contrato, tus equipos siempre estarán optimizados y listos para trabajar.

Un bono de horas es un paquete de tiempo contratado por adelantado. Se consume cada vez que solicitas soporte, pagando solo por las horas efectivamente usadas.

Ventajas

Coste inicial menor

Ideal si tu infraestructura es estable y rara vez falla

Inconvenientes

Si no lo usas, pierdes horas contratadas

Puedes retrasar o ignorar pequeñas incidencias

Riesgo de acumular problemas sin resolver

Elige un contrato de mantenimiento informático si:

Tu negocio depende directamente de la tecnología

Quieres evitar interrupciones y avanzar en tu transformación digital

Prefieres un presupuesto predecible y controlado

Elige un bono de horas si:

Tienes pocos equipos o incidencias muy ocasionales

Buscas un pago puntual y un coste inicial más bajo

No dependes críticamente del sistema informático

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La entrada 146 Programa 146. ¿Qué es más rentable el contrato de mantenimiento o el bono de horas? aparece primero en Simple informatica.