Unternehmerfreiheit - der Business-Talk mit Katja Holzhey

By Katja HolzheyBusiness Management

Unternehmerfreiheit - der Business-Talk mit Katja Holzhey episodes

June 04 „Gebrabbel rein, Business raus“: Copilot-Workflows, die Zeitfresser® stoppen – Interview mit Florian Sandmann-Reetz
„Gebrabbel rein, Business raus“: Copilot-Workflows, die Zeitfresser® stoppen – Interview mit Florian Sandmann-Reetz
Microsoft Copilot in Microsoft 365 kann Dir heute schon E-Mails, Kalender und Dateien abnehmen – wenn Du ihn richtig nutzt. In dieser Interview-Folge mit Florian Sandmann-Reetz bekommst Du konkrete Workflows, die sofort Zeitfresser® und Geldfresser® stoppen.
In dieser Episode hörst Du, wie Du KI im Mittelstand wirklich produktiv einsetzt, wenn:
👉 Du Copilot einmal testest und frustriert wieder schließt („kann ich nicht“)
👉 Du wegen DSGVO zögerst und dadurch Tempo verlierst
👉 Deine Inbox Dich auffrisst und Du keine Inbox-Zero-Logik hast
👉 Du noch tippst, obwohl Sprache Dich massiv schneller macht
👉 Du glaubst, dafür braucht es eine KI-Abteilung oder „den ITler“
❗️Spoiler: Du brauchst keine KI-Abteilung – Du brauchst klare Prompts und 1–2 gute Agenten.❗️
Wer ist Florian Sandmann-Reetz?
Florian ist seit über 30 Jahren Trainer und Tippgeber rund um Microsoft Office / Microsoft 365. Sein Fokus: produktives Arbeiten in der Microsoft-Welt (Cloud, Teams, Copilot, Microlearning) – praxisnah für Endanwender und Unternehmen im deutschsprachigen Raum, inkl. DSGVO-/Datenschutz-Realität im Alltag.
Links zu Florian & Ressourcen (Shortlinks)
• Microlearning-Community (kostenlos): https://community.artreich.de
• YouTube: https://www.youtube.com/c/ArtReich
• Instagram: https://www.instagram.com/sandmannreetz/
• LinkedIn: https://de.linkedin.com/in/sandmannreetz
Das nimmst Du aus der Folge mit (konkret)
• „Gebrabbel in Business-Nachricht“: Sprachnachricht rein, saubere Teams-/Mail-Nachricht raus
• Inbox-Zero-Briefing: Copilot fasst zusammen und priorisiert (z. B. per Eisenhower-Matrix)
• Meeting → Aufgaben: Transkript aus Teams wird zu To Do/Planner-Aufgaben
• Kalenderplanung: Copilot blockt Dir Fokuszeiten nach Dringlichkeit und Kapazität
• Sprachfunktion richtig prompten: kurz, klar, ohne „Blabla“ – damit Du es Dir vorlesen lassen kannst
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36 min
May 28Zahnarztpraxis: 25.600 € Umsatz/Monat mit Prophylaxe – wenn Du richtig planst
So steuerst Du Prophylaxe wie ein Geschäftsfeld – statt „nebenbei“ im Tagesgeschäft zu verlieren.
Darum geht’s in der Episode
Warum „mehr Patienten“ oft nicht Dein Engpass ist
Warum Prophylaxe in vielen Praxen wirtschaftlich stark, aber operativ schwach geführt wird
Wie Du Prophylaxe als Cash Cow systematisch planst, steuerst und stabil auslastest
Kernzahlen aus dem Beispiel (Prophylaxe)
Ø Umsatz pro Prophylaxe-Stunde: ca. 160 €
1 Prophylaxe-Stuhl, 8 Std./Tag, sauber geplant: bis zu 25.600 € Umsatz/Monat
1 verlorene Stunde pro Tag: ca. 38.400 € Verlust/Jahr
2 verlorene Stunden pro Tag: ca. 77.000 € Verlust/Jahr
Die häufigsten Geldfresser® & Zeitfresser® in der Prophylaxe
ZFA „springt“ zwischen Zimmer/Empfang/Prophylaxe → kein Fokus, keine Auslastung
No-Shows und kurzfristige Absagen → Terminlücken werden nicht geschlossen
Prophylaxe wird „dazwischen“ geplant → statt als eigenes Geschäftsfeld geführt
Keine Nachrücker-Liste / keine Standard-Prozesse bei Ausfällen
Keine klaren Regeln (z. B. Fristen/No-Show-Gebühr) und keine Verantwortlichkeiten
Keine Kennzahlen → Du siehst nicht, wo Du Marge liegen lässt
Das System: Prophylaxe wie ein Geschäftsfeld steuern (Checkliste)
Fester Prophylaxe-Stuhl (eigener Raum/Slot-Logik)
Klare Terminblöcke (z. B. feste Tage/Zeiten statt „wenn mal Platz ist“)
Automatische Erinnerungen + standardisierte Patientenkommunikation
Nachrücker-Warteliste für kurzfristige Ausfälle
Klare Regeln (Absagefristen, Konsequenzen, Rebooking-Logik)
Vertretungsregelung bei Krankheit/Urlaub (damit nicht alles kollabiert)
Führung über Kennzahlen (Auslastung, No-Show-Quote, Umsatz je Stunde, Termintreue)
Für wen ist die Episode?
Praxisinhaber, die trotz vollem Kalender zu wenig Profitabilität haben
Zahnärzte, die aus „selbst und ständig“ rauswollen
Praxismanager/Teamleitungen, die Systeme & Strukturen etablieren sollen
alle, die mehr Unternehmerfreiheit durch Business-Excellence wollen
Nächster Schritt (einziger CTA)
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15 min
May 21 Deutscher Mittelstand in Gefahr? Warum Du KI jetzt in Deinem Unternehmen einsetzen musst ⚠️
73:1 Investitionslücke, 3 Strukturfallen und eine 4-Schritte-Methode, mit der Du in 90 Tagen ins Tun kommst.
73:1: Warum die Investitionslücke USA vs. Deutschland ein echtes Risiko ist
86% vs. 23%: Wieso so viele Unternehmer KI „wichtig“ finden – aber nicht handeln
Warum KI keine Tool-Frage, sondern eine Struktur- und Umsetzungsfrage ist
Die 3 Strukturfallen im Mittelstand:
„Wir warten ab, bis es sich rechnet“
„Mein Sohn/unsere junge Generation macht das dann“
„Wir sind Handwerk/Zahnarzt/Produktion – das geht bei uns nicht“
Warum Datenqualität und klare Prozesse die Grundlage für KI sind (sonst kein Scale)
Praxisbeispiel: „KI nutzen“ gesagt – aber am Ende nur Suchmaschinen-Verhalten
Wo im Mittelstand oft 50% der administrativen Abläufe vereinfachbar sind (Anfrage bis Abwicklung)
Die 4-Schritte-Methode aus der Folge
Kassensturz: Alle Prozesse sammeln, in denen Text/Bilder/Zahlen/Kundendialoge vorkommen
Wertschöpfungstest: 3 Prozesse markieren, die direkt Umsatz, Marge, Kundenbindung beeinflussen
90-Tage-Pilot: 1 Prozess auswählen und messen: Zeitersparnis, Qualität, Kundenresonanz
Skalierung: Entscheiden, was Du ausrollst (5 oder 50 Prozesse) – mit klarer Verantwortung
Für wen ist die Folge?
✔ Geschäftsführer im KMU/Mittelstand, die nicht abgehängt werden wollen
✔ Familienunternehmen in Übergabephasen (Senior/Junior), die KI strategisch verankern müssen
✔ Handwerk, Praxen, Dienstleister, die Admin-Aufwand senken und Marge sichern wollen
✔ Unternehmer, die raus aus „selbst und ständig“ wollen – hin zu AM statt IM Business
Quellen / Referenzen (aus der Folge)
Stanford AI Index 2026 (Investitionszahlen)
McKinsey-Studie (u. a. KI-Governance, Datenqualität, Kompetenzen)
Nächster Schritt (wenn Du es ernst meinst)
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16 min
May 147 goldene Fragen vor dem Exit: Erkennst Du den falschen Investor rechtzeitig? ⚠️
So prüfst Du Werte, Kontrolle und Kultur, bevor Du unterschreibst
Darum geht’s in der Episode
Warum „viel Geld“ nicht automatisch „guter Deal“ ist
Welche Dynamiken fast jeder Investor mitbringt: Druck + Rechenschaft
Die 3 Investorentypen und was sie im Alltag wirklich bedeuten
2 Werkzeuge, mit denen Du Werte, Kultur und Machtlogik sauber prüfst
Die 7 goldenen Fragen, bevor Du unterschreibst
Die 3 Investorentypen (kurz & klar)
Aufzählungs-TextFamily Office: langfristiger Horizont, eher werteorientiert, oft langsamer Prozess
Private Equity: typ. Haltedauer 3–7 Jahre, starker KPI-/Performance-Fokus, Exitdruck
Strategischer Käufer (Konzern/Wettbewerber): Synergien/Know-how, Struktur/Tempo wie „Tanker“, häufig begrenzte Autonomie
Die 2 Werkzeuge aus der Folge
Realitäts-Test außerhalb des Sitzungszimmers: Alltagssituationen schaffen, Verhalten beobachten (nicht Floskeln)
No-Go-Liste vor emotionaler Bindung: schriftlich definieren, bevor Geld & Druck Dich treiben
Die 7 goldenen Fragen vor dem Exit
Welcher Investorentyp passt zu Deiner Lebensphase?
Wie lange ist die Haltedauer – und wie viel Exitdruck willst Du?
Welche Muster aus Deiner Vergangenheit könnten wieder anspringen?
Wie verhält sich der Investor außerhalb des Meetingraums wirklich?
Was steht auf Deiner No-Go-Liste (Trigger, Grenzen, rote Linien)?
Welche Entscheidungen willst Du nach dem Deal weiterhin selbst treffen?
Die wichtigste: Würdest Du mit diesen Menschen auch ohne Geld Zeit verbringen?
17 min
April 07 30 Million Euro mehr Umsatz in 2 Tagen - Wie das funktioniert, erfährst du hier!
Du glaubst nicht, dass man seinen Umsatz binnen 2 Tagen um 30 Millionen steigern kann? Doch das geht. Das beweist das Ergebnis eines Kunden, der durch einen einzigen Prozess, den wir in 2 Tagen definiert haben, von 15 Millionen auf 45 Millionen Euro Umsatz skalieren konnte. Wie das funktioniert, erfährst du in der heutigen Folge.
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7 min
March 31 So stellst du nur noch Top-Mitarbeiter ein!
Personalmangel ist branchenübegreifende Realität und bestimmt möchtest du dir nur Top-Mitarbeiter angeln. Wie du künftig erkennst, wer am besten auf die Stelle oder in dein Team passt und was für dich in diesem Jahr die größte Recruiting-Challenge ist, erfährst du in der heutigen Folge - Notizbuch parat? Los geht's!
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14 min
March 24 Den richtigen Ton als Chef treffen
Der Spagat zwischen “Everybody’s Darling” und “A****loch” fällt dir manchmal schwer? Den richtigen Ton als Chef zu treffen ist manchmal nicht leicht. Du möchtest einerseits werteorientiert mit deinem Team kommunizieren, jedoch auch schnelle und gute Ergebnisse erzielen. Heute erfährst du praxiserprobte Lösungsansätze für funktionierende Spielregeln und klare Ansagen in deinem Unternehmen.
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12 min
March 16 Welche Fehler du als Chef im Bewerbungsgespräch vermeiden solltest
Du bist Chef und möchtest wissen, wie du Bewerbungsgespräche richtig führst? In diesem Video erfährst du aus erster Hand, welche Fehler du vermeiden solltest und welche TOP Tricks dir dabei helfen, die richtigen Mitarbeiter für dein Unternehmen zu finden.
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13 min
March 11 Warum DEIN Selbstmanagement wichtig für deine Freiheit ist!
In der heutigen Folge erkläre ich dir, warum dein Selbstmanagement und deine Organisation so wichtig für dein Unternehmen sind. Stell dir vor du bist der Dirigent deines Orchesters, alle folgen deinem Taktstock! So ist das auch in deinem Unternehmen - du gibst den Rahmen vor und bestimmst wie gut dein Unternehmen auch ohne dich läuft! Wie du dein Unternehmen führst, bestimmst du ganz allein!
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10 min
March 03 Wenn die Mitarbeiter schlecht über den Chef sprechen
Hinter deinem Rücken als Chef wird getratscht oder gar schlecht geredet, du hast das zufällig herausgefunden? Woran das liegt und warum du unbedingt aus deinem "Elfenbeinturm" ausbrechen solltest, erläutere ich dir in der heutigen Folge.
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10 min

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Katja Holzhey geht als Expertin zu Skalierungsfragen in Unternehmen bei Geschäftsführern bis zur Vorstandsetage ein und aus. Sie unterstützt dabei mit klarer Projekt- und Prozesssteuerung, Wachstumsschmerzen zu lösen und Unternehmern zu mehr Gewinn und Freiheitsgraden zu führen. Du fragst dich wie das geht? Als erfahrene Unternehmensberaterin, mit ihren Ursprüngen in der Automobilbranche, hat sie eine eigene Beratungsagentur aufgebaut mit einem nachhaltigen Ansatz. Statt Folien und Excel Tabellen zu hinterlassen, bleiben handfeste Ergebnisse in Form von optimierten Abläufen die Geldfresser eliminieren. Eines der letzten Projektergebnisse brachte ein Plus von 1,4 Mio. Euro im Betriebsergebnis. Ihre Patentanmeldung 2010 wurde in 9 Jahren zu einem Milliarden Geschäft skaliert. Sie ist ein wahrer Gamechanger, wie sie sich selbst nennt.