Wenn alles wichtig ist, ist nichts wichtig.

Ich liebe diesen Spruch. Denn er ist so wahr! Wenn wir alle Dinge im Projekt mit gleicher Priorität behandeln, wird folgendes passieren:

* Das Wesentliche wird nicht vom Unwesentlichen getrennt.* Es wird Energie für unwichtige Dinge aufgewendet.* Diese Energie und Zeit fehlt für die Dinge, auf denen die eigentliche Konzentration liegen sollte.

Und deshalb müssen wir priorisieren! Eine Möglichkeit zur Priorisierung haben wir uns schon im Rahmen des Pareto-Prinzips angeschaut. Heute geht es um eine weitere Analyse-Form: die ABC-Analyse!

Nutzen der ABC-Analyse

Die ABC-Analyse hilft dir bei der Fokussierung auf das Wesentliche. Elemente werden hierbei in A-, B- und C-Elemente eingeteilt.

Zielstellung: Die Elemente identifizieren, denen die höchste Aufmerksamkeit geschenkt werden sollte (A-Elemente). Denn das sind die wirklich wichtigen, die den größten Effekt auf den Gesamterfolg haben. Wird viel Aufwand in die weniger wichtigen C-Elemente gesteckt, hat das einen verhältnismäßig geringen Nutzen.

Die ABC-Analyse ist bei weitem nicht auf das Projektmanagement begrenzt – im Gegenteil. Sie ist universell einsetzbar und findet sich in vielen Unternehmensbereichen wieder:

* Logistik und Materialwirtschaft: Welche sind die wichtigsten Lieferanten? Welche Materialien werden am meisten verbraucht?* Produktion: Welche Produkte verursachen die meisten Produktionskosten?* Produktportfolio: Mit welchen Produkten erzielen wir am meisten Umsatz?* Vertrieb: Welche sind die Kunden, die am meisten Umsatz einbringen? Welche sind die Key Accounts?

Aufbau

Die ABC-Analyse klassifiziert Daten nach vorgegebenen Kriterien, wie zum Beispiel Umsatz, Verbrauch, Gewinn usw. Hierbei entstehen drei Klassen:

A-ElementeHier handelt es sich um die wenigen besonders hochwertigen Elemente, die einen hohen Wertanteil aufweisen. Genau diese gilt es, zu identifizieren, da hier der Hebel am größten ist, um erfolgreich zu sein.

B-ElementeDiese Elemente bilden das Mittelfeld. Mit mittelmäßig hoher Zahl vertreten, mittelmäßig wertvoll. Je nach Situation ist es sinnvoll, diese genauer zu betrachten – oder eben zunächst zu vernachlässigen.

C-ElementeDas sind die vielen Elemente, die in großer Zahl auftreten, aber nur einen recht geringen Einfluss auf das Gesamtbild haben. Eine Fokussierung auf diese Elemente hat nur geringe Auswirkungen – und frisst meist jede Menge Zeit.

Ablauf der ABC-Analyse

* Auflistung der zu untersuchenden ObjekteWas wollen wir eigentlich klassifizieren? Je nach Einsatzzweck können das Produkte, Lieferanten, Kunden, Risiken usw. sein.* Festlegung der KriterienWonach soll denn genau klassifiziert werden? Mögliche Kriterien sind Kosten, Umsätze, Wahrscheinlichkeiten usw.* Bewertung der ObjekteOft ergibt sich die Bewertung aus der Auswertung statistischer Daten, wenn z.B. Umsätze von Kunden als Bewertungskriterium verwendet werden. Liegen solche Daten nicht vor, wie z.B. bei der Bewertung von Risiken, dann muss die Bewertung in diesem Schritt erfolgen.* Ordnen der ObjekteDie Objekte werden nun nach ihrer Rangfolge geordnet, z.B. Anordnung der Kunden nach der Höhe der Umsätze. Oft bietet sich eine grafische Darstellung an.* Einteilung in drei KlassenDie Grenzlinien für A-, B- und C-Elemente muss nicht immer einheitlich gezogen werd...