Viele hassen es.

Andere mögen es. Korrigiere: Zumindest hassen sie es nicht.

Das Schreiben von Protokollen in Sitzungen und Meetings.

Egal, ob du es magst oder nicht: Es ist nicht unwahrscheinlich, dass diese Aufgabe mal auf dich zukommt. Außer, du bist immer in der Situation, diese ungeliebte Aufgabe delegieren zu können.

Protokoll schreiben – warum?

Was ist eigentlich so ein Protokoll?

Es ist ein Dokument, das diskutierte Punkte, Entscheidungen und Maßnahmen eines Meetings festhält.

Hierbei geht es nicht darum, jede Minute eines Meetings akribisch genau festzuhalten, sondern die wichtigsten Punkte zu identifizieren und knackig zusammenzufassen:

* Entscheidungen und Abstimmungen* Festlegung nächster Schritte* Nachverfolgung von Aufgaben

Hältst du Protokolle für überflüssig? Weil sie doch ohnehin niemand liest? Kann sein. Es ist vielleicht gar nicht so ungewöhnlich, dass ein Protokoll in den Untiefen von Email-Postfächern versinkt und nie wieder angeschaut wird.

Und doch: Solche Protokolle sind absolut nützlich, schau hier:

* Meetings können lang und komplex sein. Protokolle sind es nicht: Sie fassen die wesentlichen Inhalte übersichtlich zusammen.* Nicht anwesende Teilnehmer können sich über die Inhalte der Sitzung informieren.* In der Zukunft können getroffene Entscheidungen nachvollzogen werden.* Verantwortlichkeiten für Maßnahmen und nächste Schritte sind übersichtlich aufgeführt.

Ablauf

Du hast also die ehrenvolle Rolle des Protokollschreibers übertragen bekommen. Wie gehst du nun vor? Die folgenden Schritte werden dir helfen:

* Erwartungen klärenFrage den Sitzungsleiter nach seinen Erwartungen: In welcher Detailtiefe hätte er gern sein Protokoll? Sollen bei Abstimmungen zum Beispiel auch die Namen der abstimmenden Teilnehmer genau protokolliert werden?* VorbereitenWenn möglich, besorge dir die Agenda des Meetings. So kannst du dich auf den Ablauf und die wichtigsten Punkte einstimmen. Eine Vorlage zum Protokollieren oft sehr praktisch und hilft bei der Strukturierung. Andere schreiben lieber im freien Fließtext. Finde die Variante, die dir am besten liegt!* ProtokollierenDas ist die Kernaufgabe. Hier solltest du das Kunststück vollbringen, a) aufmerksam zuzuhören, b) die wesentlichen Inhalte herauszufiltern, c) alles prägnant auf den Punkt zu bringen und dabei nicht den Faden zu verlieren. Klingt schwierig? Ist es auch! Schließlich läuft das Meeting weiter, ohne dass jemand auf dich wartet. In der Regel werden die Aufzeichnungen noch nicht optimal sein – aber dafür gibt es ja den nächsten Schritt.* NachbereitenGanz wichtig: Falls du kein Superheld des Protokollierens bist, werden deine Aufzeichnungen noch ein wenig Nachbereitung benötigen. Umformulieren, Zusammenfassen und Formatieren sind jetzt deine Hauptaufgaben.* VerteilenSo ein Protokoll ist natürlich nicht nur für dich bestimmt: Bringe es also unter die Leute! Je nach Projekt wird der Sitzungsleiter das Protokoll erst freigeben wollen. Verteile das Dokument dann so, wie es im Projekt festgelegt ist.

Das klingt jetzt ziemlich umfangreich. Wie immer gilt es, das richtige Maß zu finden: Wenn du am Ende nur noch mit dem Vor- und Nachbereiten von Protokollen beschäftigt bist, ist das kein gutes Zeichen (außer natürlich, das ist deine Hauptaufgabe im Job). Nicht das detaillierteste und am schönsten formatierte Protokoll ist das beste, sondern das, was mit wenig Aufwand erstellt wurde und trotzdem alle wichtigen Punkte enthält.

Was ist drin?