この番組は、数字がちょっと苦手な中小企業経営者の方が、数字に強くなって業績をばりばりあげてもらうための応援番組です。
今回も、小野眸さんをゲストにお招きし、小野さんのご著書、「その作業、もっと効率よくできます!Excel時短仕事術」の内容についてお伺いしていきます。
今回は、Excelの関数の使いこなし方についてお伺いします。
小野さんによれば、Excelの関数の中で最も使われているものは、SUM関数ではないかということです。
SUM関数とは、指定したセルの範囲の合計を計算してくれる関数のことです。
このExcelの関数とは、あらかじめ用意された自動計算機能のことと考えるとよいということです。
そして、SUM関数は、指定した範囲の数値を合計してくれるわけですが、AVERAGE関数では、指定した範囲の数値の平均を計算してくれるということです。
この関数については、どれくらいの数の関数を覚えればよいかという質問が多いそうですが、それは、Excelをどのようなことに使っているかによって変わってくるそうです。
したがって、単に、お金の出入りを管理するためだけにExcelを使っているのであれば、SUM関数だけを覚えればよいそうです。
実際に関数を使うときは、セルの中に、”=”という記号に続いて、SUMなどの関数名を入力し、それに続いてカッコで囲んだ引数を入力するそうです。
引数とは、計算に必要な情報のことで、SUM関数やAVERAGE関数では、計算するセルの範囲を入力するそうです。
このように、ひとつの関数を覚えると、似たような関数はたくさんあるので、ふたつめ以降は、楽に覚えられるそうです。
例えば、SUM関数に似たものに、COUNT関数というものがあり、それは、指定した範囲の中にデータがいくつあるかを数えてくれる関数だそうです。
さらに、小野さんがお薦めする関数は、VLOOKUP関数で、関数の中で3番目に多く使われている関数だそうです。
この関数の引数は複雑なので、説明は割愛するそうですが、この関数を使えば、例えば、入出金明細表の中から、どういうことにいくら使ったかを計算したり、どこの会社からどのような商品の販売代金なのかといった、詳しい集計を行えるようになるそうです。
小野さんがもうひとつお薦めする関数に、ROUND関数があるそうです。
これは、計算結果を四捨五入する関数だそうです。
例えば、消費税などを計算したとき、Excelの表では整数で表示されていても、メモリー内部では、小数点以下も記録されているので、四捨五入の処理をしないままで合計額を計算すると、表示されている数値と違う金額となってしまうそうです。
このようなことを避けるためにも、ROUND関数で端数処理を行うことをお薦めするそうです。