本期大侠：中岛聪
Windows95系统开发者 UIEvolution公司创始人

比尔·盖茨非常善于将复杂的问题进行分解。今天，我们就来聊聊比尔·盖茨是如何掌控时间，掌控工作的。

有一次，微软公司受其他电脑厂商委托，研发了一款软件。然而，由于软件出现了技术问题，电脑厂商提出了投诉。

当时，客户非常生气，公司里气氛紧张，相关人员颇为狼狈。微软员工都认为，必须要解决这个技术问题，才能解除这场危机。

这时，比尔·盖茨发挥了他分解困难的特长。他认为，技术问题与客户的愤怒情绪是两个独立的问题。客户如此生气，似乎并不是因为出现了技术问题，而是由于与相关负责人话不投机。

于是，他更换了接待客户的负责人，并指明他的任务就是安抚客户的情绪。同时，其他工程师全力以赴，尽快解决技术问题。

最后，客户与微软公司的紧张关系得到了缓和。这得益于将技术问题和公关问题分解开来，分别解决的策略。

我记得，比尔·盖茨经常说的一句话就是“这个问题和那个问题是相互独立的”。

分解课题，是高效处理复杂问题的重要手段。

Facebook（脸书）创始人马克·扎克伯格，苹果公司创始人史蒂夫·乔布斯、美国前总统奥巴马的西服也(都)是非灰即蓝。据说这是为了尽量减少日常生活中的选择次数。他们每天需要与各种人见面，进行各种决策，而且经常面临事关重大的抉择。因此，为了在进行重大决策时保持头脑清醒，他们会避免为了一些无关紧要的选择而耗费精力，其中就包括服装的选择。

人们在进行选择、决策时耗费的精力，在心理学上被称为“认知资源”。也就是说，享誉全球的大人物们，都非常珍视自己的认知资源，只将其用在经营、处理政治关系等重大事务中，而不会消耗在选择服装这类无聊的琐事上。

“认知资源”这个心理学名词，我是最近才知道的。不过，尽量避免“决策疲劳”，却是我长期以来坚持的原则。

我决定着装的方法非常简单，就是将衣柜打开 3 厘米，选择放在最外面的衣服。我从不认为着装会对工作产生什么影响，因此也不会在衣柜前耗费时间和精力。

除了着装选择以外，还有更加浪费时间的事情，比如礼节性拜会。双方的会面没有任何实质性目的，仅仅是为了打个招呼、寒暄几句。这真是一种不可思议的文化现象。在我看来，这种拜访完全没有表达出什么敬意，甚至有失礼貌。

在这一点上，比尔·盖茨的想法和做法比我更为“激进”。我刚进入微软时，非常诧异地发现，比尔·盖茨并不是直接地一一听取下级汇报工作，而是指定专人将相关联络事宜了解清楚，然后再言简意赅地向他汇报。

也就是说，微软员工若要与盖茨总裁沟通工作，都要经过这位专职联络员，向他说明情况，由他上达总裁。

在众多员工当中，既有善于解释说明的人，也有不谙此道者。如果比尔·盖茨与每个员工都进行面对面的交流，将耗费大量的时间。因此，他宁愿专门雇用一位擅长沟通的联络员，进行最高效的工作联络，节省时间。当时他雇用了两名这样的专业联络员。

另外，比尔·盖茨参加的成果演示会，没有项目负责人陈述的环节，仅有问答环节。也就是说，演示者只需要回答问题。相关资料并不在现场逐页展示说明，都是提前分发给与会人员，经事前浏览过的。演示会当天只进行“提问—回答”。这是极其高效的方式。

这样的演示会不仅节省时间，而且能够有效地实现会议的目的。负责人一进入会议室，就可能遭遇尖锐的问题，比如：“第三页提到的研发课题，其他的项目组也在做，你了解吗？”演示会的时间限定在 30 分钟之内，如果没有做好充分的准备，就必然无功而返。

总之，比尔·盖茨非常重视工作效率，我等望尘莫及。我相信，他能够在事业上获得巨大的成功，成为世界首富，与高效利用时间的工作方式是分不开的。

我来总结一下掌控时间的益处，归纳起来为以下 3 点：

（1）能够预测风险； （2）能够尽快搭建工作框架，完成雏形； （3）能够从容应对突发状况。

首先，预测风险是尽早判断个人任务能否按期完成，对于公司的整体工作安排来说至关重要。工作延期有时也是迫不得已，最糟糕的就是在临近提交期限时才提出来“完成不了”。从管理者的立场来说，越早得知这一情况，越方便对工作进行及时调整，迫在眉睫之时，遭遇下属“掉链子”，真是会让管理者束手无策。如果我们能够有留出富余时间的意识，提前完成大部分工作，就可以避免给自己及团队制造麻烦。

其次，我提到了完成工作雏形的重要性。所谓雏形，简而言之，就是完成度为 70%~80% 的试制品。大家一定还记得，Windows95 系统具有 3500 个系统漏洞。重要的是先形成整体轮廓，之后可以再完善细节。

要知道，系统漏洞的数量不可能降至 0，因此，在可接受的范围内尽早拿出工作成果才是明智之举。如果小组成员一味追求消除系统漏洞，就永远也不可能完成任务。

最后一点是，能够从容应对突发状况。我以“10 点在涩谷约会”为例说明了这一点。如果我计划 9 点 55 分到达涩谷，那么，我极有可能迟到。因此，不如将我的行动计划定为提前 30 分钟在附近的星巴克喝咖啡。也就是说，于我而言，10点见面，就意味着 9 点 30 分到达附近的星巴克咖啡厅。

像这样，你要在心里重新评估自己的任务，想清楚自己必须要做到什么。有强烈的责任感，你才能明确自己的使命。

本期编辑：小姝   审稿及主播：晴天