Email ist mehr als 50 Jahre alt und bei vielen aus der Form geraten: Abertausende Emails verstopfen den Posteingang und hunderte Ordner gaukeln uns ein perfektes Archiv vor, das Email nicht ist. Was tun?

Emails, die länger als zwei, drei Wochen im Posteingang herumliegen, liest oder beantwortet niemand mehr.

Der Grund: Mails im Posteingang sollen einem daran erinnern, dass man etwas abklären oder eine einen Entscheid treffen muss. Dafür sollte man nicht die Inbox sondern eine To-Do-Liste verwenden. Darum: Alte Mails erledigen oder löschen.

Entscheiden

Das Ziel muss ein Posteingang sein, der möglichst leer ist oder zumindest nicht mehr als fünf Emails umfasst. Doch statt Emails zu löschen, haben viele die Angewohnheit, sie in Ordner zu verschieben, damit man vielleicht später noch einmal darauf zurückzugreifen - was man in der Regel nicht tut.

Das Vorgehen ist kein sauberes Archiv sondern eher Selbstbetrug: Man hat sich lediglich davor gedrückt, die Entscheidungen zu treffen eine Email permanent zu löschen.

Richtig archivieren

Natürlich gibt es Emails, die man aufbewahren sollte, dafür ist aber das Email-Programm weder geschaffen noch die erste Wahl. Je nach Anwendung und Provider kann eine zu grosse Mailsammlung zu technischen Problemen führen.

Zur Archivierung von Nachrichten und Anhänge eignen sich Programme wie Onenote oder Evernote. Sie nehmen fast alle Formate auf, die digital vorhanden sind: Text, Fotos, Videos, PDFs usw. und speichern sie in der Cloud. So haben wir überall und von allen Geräten Zugriff auf die Inhalte - wie beim Email, aber komfortabler und besser auffindbar.

Praktisch: Man kann Emails direkt an Evernote oder Onenote weiterleiten.

Cloud Speicher

Wer für die Archivierung kein separates Programm einsetzen will, kann auf einem Speicher im Internet Ordner anlegen und die wichtigen Emails dort ablegen: Dropbox, Onedrive oder Google Drive etwa. So ist der Zugriff von Unterwegs ebenfalls garantiert