Email ist 50 Jahre alt und bei vielen aus der Form geraten und fett geworden. Abertausende Emails verstopfen den Posteingang und hunderte Ordner gaukeln uns ein perfektes Archiv vor, das Email nicht ist. Was tun?

Löschen

Emails, die länger als zwei, drei Monate im Posteingang herumliegen, liest oder beantwortet niemand mehr. Das Ziel muss ein Posteingang sein, der möglichst leer ist oder zumindest nicht mehr als fünf Emails umfasst.

Statt Emails zu löschen, haben viele die Angewohnheit, sie in Ordner zu verschiebenum vielleicht später noch einmal darauf zurückzugreifen. 

Das Vorgehen ist kein sauberes Archiv sondern Sellbstbetrug: Man hat sich lediglich davor gedrückt, Entscheidungen zu treffen. Entscheidungen, Emails zu löschen.

Richtig archivieren

Natürlich gibt es Emails, die man aufbewahren sollte, dafür ist aber das Emailprogramm weder geschaffen noch die erste Wahl.

Zur Archivierung von Nachrichten und Anhänge eignen sich Programme wie Onenote oder Evernote. Sie nehmen fast alle Formate auf, die digital vorhanden sind: Text, Fotos, Videos, PDFs usw. und speichern sie in der Cloud. So haben wir überall und von allen Geräten Zugriff auf die Inhalte - wie beim Email, aber komfortabler und besser auffindbar.

Wer für die Archivierung kein separates Programm einsetzen will, kann sich auf einem Speicher im Internet Ordner anlegen - Dropbox, Onedrive oder Google Drive etwa - und die wichtigen Emails dort ablegen.