September 03, 2025

Vom Papier zum Chatbot: Wie KI die Verwaltung modernisiert

33 minutes

Christian Engelhardt ist seit 2015 Landrat des Kreises Bergstraße und zählt zu den ersten seiner Zunft, die Künstliche Intelligenz konsequent in die Verwaltung eingesetzt haben. Für Engelhardt steht fest: „KI macht Verwaltung moderner, erreichbarer, zukunftsfähiger“. Statt auf lange Abstimmungsprozesse zu warten, ermutigte er seine Mitarbeitenden früh, Sprachmodelle wie ChatGPT bei der Arbeit zu testen und Erfahrungen zu teilen: „Einfach mal auszuprobieren, das ist normalerweise nicht so die Stärke von uns Deutschen und das wollte ich ändern“.

Gerade bei Routinetätigkeiten sieht Engelhardt in der KI ein großes Potenzial, die oft langsamen Verwaltungsprozesse grundlegend zu beschleunigen. Chatbots können Bürger jederzeit informieren, Anträge aufnehmen und an die zuständigen Stellen weiterleiten. Dadurch lässt sich der Übergang in die entsprechenden Fachverfahren beschleunigen und Entscheidungen werden effizienter getroffen. Für Engelhardt geht die Erneuerung aber noch einen Schritt weiter. „Manche Dinge wird die Behörde künftig vorausschauend selbst regeln“, hofft er. Wenn Ausweise ablaufen oder Fristen enden, solle nicht der Bürger aktiv werden müssen, sondern die Behörde automatisch reagieren. „Eine Behörde weiß ganz genau, wann der Personalausweis abläuft, also wieso wird das nicht umgedreht?“ fragt Engelhardt und sieht darin einen zentralen Schritt für einen serviceorientierten Staat, der mit dem Tempo digitaler und „klug aufgebauter“ Plattformen mithalten kann.

KI als Antwort auf den Fachkräftemangel

Gleichzeitig sieht Engelhardt in KI eine wichtige Antwort auf den Fachkräftemangel. Wo Routineprozesse automatisiert werden, bleibe mehr Zeit für zwischenmenschliche Aufgaben, beispielsweise in Beratung, Pflege oder Erziehung. „Die Arbeit wird nicht ausgehen, und es gibt sehr viele Ideen, in die man menschliche Empathie, Intelligenz und Kreativität investieren kann“, sagt Engelhardt.

Es gehe nicht darum, Arbeitsplätze abzuschaffen, sondern darum, die knappen Ressourcen dort einzusetzen, wo sie am dringendsten gebraucht werden: „Es gelingt uns ja jetzt schon nicht mehr, all die Fachkräfte, die wir brauchen, zu finden.“ KI verschiebe die Schwerpunkte und stelle sicher, dass Verwaltung trotz schrumpfender Belegschaften zuverlässig funktioniert „Wir als Staat müssen nicht nur erreichbar sein, sondern auch funktionsfähig bleiben“. Genau darin liegt für ihn die große Chance: Mit KI könne der Staat schneller, verlässlicher und bürgernäher arbeiten.

Damit dieses Potenzial Wirklichkeit wird, brauche es jedoch klare politische Rahmenbedingungen. Engelhardt unterscheidet hier zwischen zwei Ebenen: Der Bund müsse Standards schaffen, Schnittstellen vereinheitlichen und Rechtssicherheit garantieren. Nur so könnten erfolgreiche Projekte bundesweit Wirkung entfalten. Gleichzeitig seien es die Länder, die Pilotprojekte ermöglichen sollen. Hessen beispielsweise habe durch sein Digitalministerium gezeigt, wie wertvoll finanzielle Förderung vor Ort sein kann.

Kommunen erhalten dadurch Freiräume, Neues auszuprobieren, ohne das volle Risiko allein zu tragen: „Durch solche Modellprojekte schafft der Staat einen Erprobungsraum“, so Engelhardt. Gerade diese Förderung vor Ort sei für Kommunen sehr wertvoll, weil sie Mut mache, innovative Wege zu gehen und eine echte Fehlerkultur zulasse. Für Engelhardt ist klar: „Entbürokratisierung müssen wir künftig immer mitdenken“, denn nur wenn Gesetze und Regeln Automatisierung zulassen, entfaltet KI ihr volles Potenzial.

Die Folge ist Teil unseres Podcasts „Künstliche Intelligenz“. Er geht den Fragen nach, was KI kann, wo sie angewendet wird, was sie bereits verändert hat und welchen Beitrag sie in der Zukunft leisten kann. Hosts des Podcasts sind Peter Buxmann, Inhaber des Lehrstuhls für Wirtschaftsinformatik an der TU Darmstadt, und Digitalwirtschaft-Redaktionsleiter Holger Schmidt. Die Podcastfolgen erscheinen jeweils am ersten Mittwoch im Monat.

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