Nous avons tous participé à une réunion de travail interminable et sans intérêt, ce qui est malheureusement courant dans nos métiers. Cependant, les réunions de travail sont indispensables au bon fonctionnement de nos entreprises et organisations, car elles font partie intégrante de nos pratiques managériales. Il est donc crucial de maîtriser l'art de la conduite de réunion.

Lorsqu'elles sont bien menées et animées, les réunions de travail nous offrent la possibilité de générer de nouvelles idées et de dynamiser notre engagement individuel et collectif. Elles constituent ainsi un exercice important qu'il ne faut en aucun cas négliger.

Le risque d'une mauvaise organisation est que, avec le temps, les réunions deviennent une routine mécanique et perdent leur efficacité. Elles peuvent devenir contre-productives et dépourvues d'âme, entraînant une perte de temps précieux.

Voici donc les 3 étapes clés pour savoir comment organiser une réunion de travail efficace.

 

1 - Déterminer l'objectif de la réunion de travail

 

Éviter de simplement redescendre de l'information

Une erreur à éviter pour savoir comment organiser une réunion de travail réside souvent dans notre tendance à penser que le contenu est essentiel. Lorsqu'une nouvelle information nous parvient, nous avons souvent le réflexe d'informer immédiatement toute l'équipe en envoyant une convocation pour une réunion.

Cependant, il arrive fréquemment qu'après la réunion, aucune énergie ni valeur ajoutée n'en ressortent. En réalité, transmettre une information de manière descendante n'a aucun intérêt au sein d'une réunion de travail, car cela fait perdre du temps à tout le monde.

C'est pourquoi il est préférable d'envoyer un e-mail. Ainsi, chacun peut le lire lorsqu'il est pleinement concentré et disponible. En cas de questions, il suffit d'appeler le responsable pour obtenir des réponses.

En revanche, lorsque des débats sont nécessaires ou qu'il est important de mettre en place des actions, c'est là que la réunion de travail prend tout son sens !

 

Créer la mise en dynamique à travers un objectif

Le premier point crucial consiste donc à déterminer les objectifs de la réunion en amont. Si nous ne savons pas où nous allons, il est difficile de décider du chemin à emprunter. Si les objectifs de la réunion ne sont pas clairement définis, il devient compliqué de savoir comment l'animer. L'objectif principal est de sortir de la réunion avec des actions concrètes. Sinon, cela signifie que nous n'avons pas été efficaces ou que nous avons simplement échangé des informations descendantes.

Avec le développement actuel et futur du télétravail, la plupart des tâches individuelles peuvent être effectuées à domicile. En revanche, les tâches collectives nécessitent toujours un travail en équipe sur site. Ainsi, les réunions de travail deviennent l'occasion de se retrouver.

En effet, aujourd'hui, et certainement encore plus à l'avenir, ces réunions jouent un rôle essentiel dans la création de liens sociaux. En effet, il est primordial que les équipes se rencontrent et échangent pour mieux se connaître et développer leurs relations en vue d'une collaboration plus efficace. Le contenu de la réunion n'est donc pas l'élément central. Les réunions de travail ont le mérite, qu'on le veuille ou non, de favoriser les relations et de contribuer à la cohésion d'équipe. Il est donc essentiel de savoir comment organiser une réunion de travail efficace.

Cela signifie que les réunions de travail n'ont de sens que si l'objectif nécessite un travail en groupe. C'est pourquoi il est important de le déterminer avant le déroulement de la réunion. Ensuite,

En tant que managers, nous avons de grandes chances de connaître plusieurs entreprises dans notre vie. Celles-ci ne seront pas toujours toutes fraîchement créées. Ainsi, nous allons surement devoir manager des équipes déjà existantes lors de notre prise de fonction. Pour être efficaces, nous devons respecter certaines étapes suivant les fondamentaux du management d’équipe. Ce processus de transition, qui consiste à bien commencer à encadrer une équipe déjà existante est ce qu’on appelle une « reprise d’équipe » ou : « comment reprendre une équipe efficacement ? »

Selon moi, il y a 3 grandes phases à respecter pour faire une reprise d’équipe efficace et qui nous permettra d’être crédible, accepté et reconnu par nos équipes à court, moyen et long terme.

 

1 - Phase d’observation

La première phase lorsque nous arrivons dans une nouvelle entreprise et découvrons nos nouvelles équipes est d’observer. Cela signifie que nous ne devrons prendre aucune décision pendant toute cette phase d’observation. Celle-ci peut durer entre 2 à 3 mois. Reprendre une équipe sereinement et efficacement nécessite donc du temps.

 

Cas particuliers

Certains cas particuliers, pour reprendre une équipe, peuvent durer plus longtemps au besoin. En effet, arriver dans une entreprise qui a pu connaître de graves traumatismes ou des situations difficiles (perte de part de marché importante, décès d’anciens collègues avec changement de mode de management) pourrait nécessiter plus de temps avant que les équipes acceptent un nouveau manager.

L’inverse est moins vrai. J’entends par inverse vouloir mettre moins de 2 mois pour faire une reprise d’équipe. En effet, des situations d’urgence (par exemple une perte de part de marché au moment même de la reprise d’équipe) peuvent nous laisser penser qu’il faut réagir vite et prendre des décisions rapides. Cependant, si nous n’observons pas, nous risquons de prendre de mauvaises décisions, mais aussi de nous couper de nos équipes qui pourraient voir d’un mauvais œil certaines de nos décisions. Nous pourrions, avec de la réussite, prendre de bonnes décisions à court terme, mais le risque de ne pas faire adhérer les équipes est tellement fort que je ne le conseille pas. En effet, si nous n’avons pas l’adhésion de nos équipes, la collaboration ne dépassera pas le court terme, ou alors, la technique de management ne sera pas efficace.

 

L’observation

L’observation consiste à prendre la température du climat social, pour voir comment sont les relations entre les personnes. Ainsi, devons-nous remarquer si les relations sont amicales, courtoises ou tendues et remplies de non-dits et de stress.

Ce management stratégique nous permettra de savoir les sujets faciles à aborder ou non et nous donnera des indications sur la manière dont nous pouvons communiquer avec les personnes et assurer l’encadrement des équipes. En effet, arriver de manière trop chaleureuse dans un climat froid, nous mettra en décalage. Et même si nous souhaitons mettre de la convivialité dans nos équipes, il faudra savoir se contenir au début, pour ne choquer personne. L’inverse est vrai aussi.

Il sera donc question d’évaluer les comportements, mais aussi les compétences de chaque collaborateur. En effet, ce sera l’occasion de connaître les difficultés que rencontre à la fois l’équipe, mais aussi l’individu dans son travail au quotidien. Ainsi, pourrons-nous faire un bilan des points forts et des axes de progrès de l’équipe.

Mais c’est bien en nous laissant le temps d’observer que nous pourrons être sûrs de notre jugement. Observer une fois un comportement n’est pas la même chose que de l’observer plusieurs fois. Si nous ne prenons pas le temps d’observer, nous pourrions vouloir signifier certains comportements que nous avons constatés qu’une seule fois et donc nous égare...

En tant que leaders et managers, la cohésion d'équipe revêt une importance primordiale. En effet, pour atteindre nos objectifs, il est essentiel que tous nos collaborateurs avancent dans la même direction, ensemble et avec un esprit d'équipe solide.

Plus la cohésion d'équipe est forte, plus il devient aisé d'atteindre voire de surpasser nos objectifs. Bien que nous puissions progresser individuellement, c'est ensemble, grâce à une cohésion d'équipe solide, que nous sommes capables d'aller plus loin, plus aisément et plus rapidement.

C'est pourquoi l'adage populaire « seul on va plus vite, ensemble on va plus loin » est partiellement erroné. En réalité, c'est en travaillant collectivement que nous parvenons à aller plus vite et plus loin. En effet, en rassemblant les compétences de chacun, nous sommes en mesure de résoudre des problèmes complexes et difficiles.

Au contraire, travailler tout seul ne nous permet pas d'avancer plus rapidement. Par exemple, dans le domaine de la formation, si j'apprends tout seul, j'aurai une courbe d'apprentissage plus lente que si je m'entoure des meilleurs.

Cette notion est également applicable dans le domaine du management. En m'entourant des bonnes personnes, ma compréhension et ma progression s'accélèrent. Bien qu'un temps d'organisation et d'échanges soit nécessaire, cet investissement se traduit par des gains de productivité rapides.

Cependant, pour parvenir à ces résultats, il est indispensable de cultiver une bonne cohésion de groupe. Cette cohésion nous permet d'aller plus vite et plus loin que la simple somme des compétences et motivations individuelles. Elle nous permet de dépasser l'individualité et de former un collectif solide, capable d'accomplir des exploits. Ensemble, les individus ne font plus qu'un, grâce à un esprit d'équipe solide.

Pour créer et développer cette cohésion d'équipe, il est crucial de respecter certaines règles. À mon sens, il en existe quatre principales.

 

1. Créer une histoire commune pour renforcer la cohésion d'équipe

Le premier élément crucial pour créer et développer la cohésion d'équipe consiste à construire une histoire commune. Pour ce faire, il est essentiel de favoriser les expériences partagées. Il est nécessaire de briser la glace entre les membres de l'équipe afin qu'ils apprennent à mieux se connaître et qu'ils partagent des expériences communes.

 

Favoriser les liens avec les émotions et les souvenirs

En effet, les expériences et les souvenirs partagés permettent de créer des liens, notamment grâce aux émotions communes qu'ils suscitent. Les activités de renforcement d'équipe (team building) sont un excellent moyen de développer l'esprit d'équipe.

Par exemple, imaginons que nous ayons organisé une descente en rafting. Durant le parcours, nous ressentirons à la fois de la peur lors de certains passages, mais également de la joie une fois arrivés, fiers d'avoir accompli cet exploit. Ces émotions partagées renforcent les relations, car elles ont été vécues en commun. Bien que nous soyons tous différents, nos émotions se rejoignent. Elles nous unissent, car nous avons traversé la même expérience au même moment.

De plus, ces émotions et ces expériences partagées se transforment en souvenirs qui font que nous ne pouvons pas oublier les personnes avec lesquelles nous les avons vécues. En effet, il n'est pas rare de constater qu'un groupe soudé, lorsqu'il se retrouve, a de nombreuses histoires à se raconter. Entre bons amis, nous aimons souvent évoquer nos souvenirs communs. Ces moments partagés nous rapprochent les uns des autres et créent une véritable cohésion de groupe.

 

Simplifier,

Nous aimerions tous qu’il n’y ait jamais de problèmes et que tous les comportements de nos collaborateurs soient toujours les bons pour favoriser la montée en compétence des équipes. Cependant, ce n’est pas le cas. En tant que managers, nous devons intervenir et adopter les bonnes aptitudes managériales. Pour cela, nous devons savoir manager et mener des rencontres pour recadrer un collaborateur.

L’objectif est simple : faire en sorte que notre collaborateur se fixe un objectif et s’y tienne pour changer la situation.

Il ne s’agit pas d’écraser notre collaborateur mais d’utiliser des outils de management qui mènent vers l’épanouissement et le développement des compétences de l’équipe. Il ne s’agit pas non plus de renforcer notre leadership et de dire à notre collaborateur ses quatre vérités et d’en rester là. Ensuite, sanctionner doit être la dernière des dernières solutions dans la pratique du management. Les sanctions, peuvent-être vues comme des échecs de la mise en mouvement. De plus, je ne suis pas certain que la sanction aide, en tout temps, à la conduite du changement.

Je vous propose 5 étapes pour recadrer un collaborateur efficacement et le mettre en mouvement pour que la situation change. Je prendrai l’exemple d’un collaborateur qui arrive en retard régulièrement. Nous ne l’avons pas encore rencontré. Il est donc temps d’agir.

1 - Communiquer pour exprimer la situation

La première étape pour recadrer un collaborateur est d’exprimer ce qui ne va pas. Pour cela, le meilleur des protocoles suivant les pratiques managériales d’un bon manager est celui de la Communication Non Violente. Il se divise en 4 étapes :

* Exprimer la situation qui pose problème

Dans le cadre d’un retard, nous allons dire : « Lundi, j’attendais ton arrivée pour 9 h. J’ai attendu 30 minutes avant que tu arrives ». Les faits doivent être précis, exacts et incontestables. Nous devons avoir assisté à la situation pour donner du poids à nos propos.

* Exprimer ses sentiments

Donner son ressenti donnera du poids à votre discours et permettra à votre interlocuteur de mieux comprendre ce que vous vivez. Un manager efficace peut ainsi dire : « Je suis en colère, car je ne me sens pas respecté. En effet, j’ai attendu sans avoir de nouvelles de ta part et je comptais véritablement sur ta présence pour (commencer à travailler, ouvrir le magasin, que tu me donnes un dossier, etc.) ».

Une bonne connaissance des émotions et de leurs impacts est importante pour mettre en place un management de proximité.

* Exprimer ses besoins

En tant que bon manager, nous devons savoir exprimer notre besoin. En effet, celui-ci est dans notre tête. Il peut être logique pour nous, mais pas forcément pour notre collaborateur. Nous devons donc lui exprimer par exemple : « J’ai besoin de savoir que je peux te faire confiance ».

* Exprimer ses attentes

Enfin, un manager performant doit formuler une demande claire, nette et précise afin que le collaborateur sache précisément ce qu’il attend de lui : « Acceptes-tu d’arriver à l’heure le matin ? »

Pensez à bien vous exprimer avec « Je ». Les attentes des managers doivent être bien comprises. Ainsi, comme cela concerne notre ressenti, le collaborateur ne pourra pas le remettre en question.

2 - Laisser s’exprimer le collaborateur et l’écouter

Ensuite, dans le but de recadrer un collaborateur, nous devons aussi lui donner du temps pour s’exprimer sur ce que nous venons de dire. Nous devrons adopter une bonne posture managériale, l’écouter et nous assurer qu’il a bien compris la situation, notre ressenti, nos besoins et nos attentes.

La méthode Zen To Done est très complète pour gagner du temps au travail. Elle possède la même trame commune que les méthodes que nous avons pu voir précédemment comme la méthode GTD — Getting Things Done et la méthode NERAC, mais elle possède aussi ses propres spécificités.

Ainsi, la méthode ZTD - Zen to Done, s’inscrit en parfait complément de ces 2 autres méthodes. Je conseille souvent de faire un mix des différentes méthodes pour les rendre plus adaptées à nos besoins et être encore plus efficace.

Voyons en détail les 10 étapes de cette méthode.

 

1 - Collecter

Comme toute organisation qui se respecte, pour gagner du temps, nous devons mettre en place un système de notes. Je vous invite à consulter les 2 autres méthodes pour plus de détails (GTD et NERAC). Globalement, l’idée de la méthode Zen to Done est aussi d’avoir un système de centralisation des notes.

Au lieu d’avoir des notes papier, informatique, sur votre bureau, sur votre téléphone, sur des post-it ou encore dans des bannettes, l’idéal est de tout regrouper au même endroit. Pour cela, je conseille toujours un système de note informatique couplé à un cloud. Ainsi, nous pouvons avoir la même note disponible avec notre téléphone, notre tablette et notre ordinateur. Nous avons donc toujours sur nous la possibilité de prendre des notes. Lorsque nous sommes plus au calme, avoir cette note sur notre ordinateur peut nous permettre de travailler plus confortablement.

Pour aller plus loin, il est possible de nos jours de numériser tous nos documents avec un scan ou notre téléphone. Ainsi, pouvons-nous avoir tous nos documents et tâches à faire en format numérique et regroupés au même endroit.

 

2 - Traiter

Cette étape de la méthode Zen to Done est aussi commune aux autres méthodes d’organisation. Pour traiter une tâche, il y a 3 grands procédés pour être efficace et gagner du temps :

– Si une tâche prend moins de 2 minutes, nous devons la faire tout de suite. J’aime beaucoup cette action. Cela permet de traiter une grande quantité de tâches et donc de libérer de « l’espace » dans notre esprit pour les tâches plus complexes. Ainsi, nous ne sommes plus préoccupés par les innombrables tâches en attente.

– Ensuite, il faut prendre une décision pour chaque note en fonction de la méthode Eisenhower. Pour rappel : je fais ce qui est important et urgent, je planifie ce qui est important et non urgent, je délègue ce qui est non important et urgent et je verrai plus tard ce qui est non important et non urgent.

– Enfin, je n’hésite pas à supprimer les tâches qui n’ont aucune utilité et à classer les documents qui ne méritent aucune action immédiate.

 

3 - Planifier

L’idée est de prendre le temps de planifier les tâches de manière régulière. Il y a 2 bons timings pour cela : 1 fois par semaine et 1 fois par jour.

– Chaque semaine, il est important de placer les grosses pierres sur un agenda. Nous pouvons le faire le lundi pour lancer la semaine ou le vendredi pour préparer la semaine suivante. Ainsi, donnons-nous un cap à notre semaine et savons-nous dans quelle direction aller.

– Ensuite, tous les matins, il est important de lister les Tâches les Plus Importantes (TPI) de la journée, dont les grosses pierres. Ainsi, les objectifs de la semaine sont découpés à la journée et complétés par les autres objectifs importants.

La planification permet de savoir où nous allons et ce qu’il nous reste à faire. Cela évite la procrastination,

Après avoir sélectionné le candidat qui rejoindra notre équipe et notre entreprise, l'étape cruciale de l'intégration s'impose. En effet, une intégration réussie permet de mettre notre nouvel embauché sur la voie du succès. Cette phase d'intégration contribue grandement à son bien-être, à sa réussite professionnelle et, par conséquent, à celle de l'entreprise.

À l'inverse, une mauvaise intégration peut entraîner un sentiment de malaise chez le nouveau collaborateur et nuire à sa performance. Les chances de départ prématuré seront alors plus élevées.

Voici les 7 clés essentielles pour une intégration réussie d'un nouvel embauché.

 

1. Préparer l'arrivée d'un nouveau collaborateur

La première étape pour réussir l'intégration d'un nouvel embauché consiste à préparer son arrivée. Il est essentiel qu'il se sente immédiatement à l'aise et bien équipé dans son nouvel environnement de travail.

Par conséquent, il est important de faciliter son intégration en mettant à sa disposition tout le matériel et les outils nécessaires à sa fonction. Assurez-vous que son ordinateur est prêt, que sa boîte e-mail est opérationnelle, ainsi que tous les logiciels requis pour qu'il puisse être opérationnel dès le début. Si un téléphone lui est attribué, assurez-vous qu'il soit activé et fonctionnel.

Préparez également son bureau ou son espace de travail de manière claire et accueillante afin qu'il puisse s'y installer dès son arrivée. Cette organisation professionnelle témoigne de notre sérieux, renforce notre image de professionnalisme et facilite l'intégration du nouvel employé.

 

2. Annoncer l'arrivée du collaborateur

Il est essentiel de prévenir toute l'équipe de l'arrivée d'un nouveau membre. Rien n'est plus embarrassant que de rencontrer des collègues qui ignorent l'arrivée d'un nouveau collaborateur. C'est pourquoi en informant chaque membre de l'équipe de cette arrivée, les premières interactions seront plus chaleureuses et constructives. De plus, le nouveau collaborateur se sentira attendu et apprécié.

Pour cela, prévoyez l'envoi d'un e-mail à toute l'entreprise quelques jours avant son arrivée, contenant une photo et une brève description du nouvel embauché. Vous pouvez également afficher un message de bienvenue dans un endroit central, tel qu'une salle de pause, pour signaler l'arrivée du collaborateur et favoriser son intégration.

Enfin, un petit cadeau personnalisé, tel qu'une tasse aux couleurs de l'entreprise avec le prénom du collaborateur, peut également marquer positivement son arrivée et renforcer l'esprit d'appartenance à l'entreprise.

 

3. Être disponible pour faciliter l'intégration

Il est essentiel de consacrer du temps pour réussir l'intégration d'un nouvel embauché. En effet, ne vous contentez pas d'une brève présentation et d'une disparition rapide. Prenez le temps de créer une relation avec lui pendant la période d'intégration.

Pour cela, présentez-vous à nouveau et permettez-lui de faire de même. Profitez de cette étape pour présenter l'entreprise, ses collaborateurs et ses missions. Expliquez les modes de fonctionnement, les attentes et fournissez un livret d'accueil ainsi qu'un organigramme de l'entreprise.

Prendre le temps d'expliquer tous ces aspects essentiels en début de parcours est crucial pour une intégration réussie. Une fois que le collaborateur aura commencé à travailler, le temps viendra à manquer et les tâches quotidiennes prendront le dessus.

 

4. Lancer le programme de formation

Manager libérateur, manager agile, intelligence émotionnelle sont autant de nouveautés qui viennent révolutionner le style de management et les compétences du manager.

À l’époque du taylorisme, il fallait savoir maintenir des procédures en place en contrôlant que les employés fassent correctement leur travail. Aujourd’hui, le manager doit rendre ses équipes heureuses. La révolution du management est en cours. Et même si Gary Hamel a appelé son livre « La fin du management », il explique clairement que le management n’en est pas à sa fin.

Bien au contraire, après les révolutions agricoles, mécaniques et numériques, nous connaissons actuellement une révolution managériale et un développement des compétences du manager.

Le manager doit évoluer pour encadrer et animer ses équipes. Il doit s’adapter aux nouveaux paradigmes de la révolution numérique, des problèmes écologiques, des besoins de bien-être et de réalisation de ses employés, de l’importance grandissante de la qualité des produits et des organisations qui évoluent d’un mode pyramidal à un mode en réseau (Marc Halévy) pour bien manager. Hard skills ou soft skills, les deux sont concernées.

Il est donc temps de redéfinir ce qu’est le management moderne et les compétences du manager. Voici, selon moi, les 15 leviers.

 

1 - Compétence du manager : un management connecté

La place du numérique ne fait que grandir. C’est devenu un incontournable et doit être une clé des compétences du manager pour une raison principale : communiquer.

La communication est l’une des techniques de management les plus importantes, surtout avec l’arrivée du télétravail. La communication avec l’équipe au quotidien pourra se faire de manière satisfaisante grâce au numérique. Mails, groupes WhatsApp, appels Facetime ou Skype, nous pourrons partager de la manière que nous le souhaitons l’information et les documents.

Les réseaux sociaux nous permettront aussi de rester informés sous la forme qui nous convient. Créé un blog commun pourra aussi nous permettre de nous exprimer sur des sujets plus profonds et en détail. De plus, tous ces modes de communication favoriseront les réponses, les échanges et les débats pour manager efficacement et trouver toujours plus de solutions de manière toujours plus participative.

 

2 - Un management qui s’adapte

Le changement n’est plus une nouveauté, c’est devenu une norme. Finalement, l’absence de changement serait un vrai changement ! D’ailleurs, les entreprises opales, qu’évoque Frédéric Laloux dans son livre « Reinventing Organizations », ne parlent plus de changement ou de conduite du changement. Finalement, dans ce nouveau contexte, cela n’a plus de sens.

Ainsi, savoir s’adapter aux nouvelles situations devient une qualité essentielle et basique. Le management moderne doit aimer le mouvement. Il faudra savoir accompagner son équipe pour franchir le pas. Une fois celui-ci franchi, il faudra savoir constamment se mettre en dynamique et mettre en dynamique son équipe pour être un bon manager.

Ainsi, la créativité sera stimulée quotidiennement et permettra à l’entreprise d’innover jour après jour. L’innovation étant désormais un enjeu majeur de survie.

Mais savoir s’adapter c’est aussi savoir anticiper. Ainsi, les compétences du manager seront d’anticiper les nouvelles tendances et les nouveaux besoins pour pouvoir y répondre. Car s’adapter n’est pas si difficile si nous en avons le temps. Réagir dans l’urgence est toujours plus difficile et plus coûteux, car il demande beaucoup d’agilité et de moyens.

Une bonne ambiance au travail est souvent signe d’une bonne cohésion d’équipe et d’un travail efficace. Le manager cherche donc à la développer à travers un management positif qui impulsera de bonnes relations au travail et un cadre de travail serein.

Pour cette raison, en tant que managers, nous avons compris qu’il nous faut rester positifs pour impulser une bonne énergie à nos équipes. Nous cherchons un management positif de manière assez naturelle. En retour, nous sentons que nos équipes sont dynamiques et motivées. Instinctivement, nous sentons que c’est la bonne attitude.

Mais avoir un management positif, ce n’est pas uniquement envoyer de bonnes ondes à travers une attitude positive. Un management positif, c’est aussi une manière de s’exprimer. Et manager de manière positive, c’est utiliser des tournures de phrase positives. Pourquoi ?

Parce que le cerveau n’est pas programmé pour comprendre la négation et donc les tournures de phrases négatives. Ainsi, utiliser l’affirmation sera beaucoup plus puissant et influencera nos collaborateurs dans la bonne direction. À l’inverse, utiliser les tournures négatives pourra les mener sur le mauvais chemin. Voyons ceci en détail.

 

1 - Le cerveau ne comprend pas la négation

Le cerveau ne comprend pas la négation. Qu’est-ce que cela signifie ? Prenons un exemple. Si je vous demande de ne pas penser à une baleine, vous allez immédiatement visualiser une baleine dans votre esprit. Ensuite, vous allez vous dire que vous devez oublier cet animal et arrêter d’y penser. Vous essaierez donc de ne penser à rien ou à autre chose. Mais le mal est fait. Vous ne deviez pas penser à une baleine et vous l’avez fait.

Rassurez-vous, tout ceci est normal. En réalité, le cerveau ne peut pas comprendre « ne pas penser à une baleine ». Il est obligé d’imaginer ce qu’il est possible de faire, puis se dit qu’il ne faut pas le faire. La négation n’est pas naturelle pour lui. Il imagine donc l’action interdite, puis il décide de faire l’inverse.

Ainsi, le cerveau ne peut pas comprendre la négation. Il sera forcément obligé de passer par la case « ce qu’il faut faire ». Ensuite, il imaginera l’inverse, « ce qu’il ne faut pas faire ».

 

2 - Quels sont les impacts avec le management positif ?

Les impacts sont très importants. Imaginons que nous sommes en train de conduire. Notre conjoint nous dit de ne pas regarder à droite. Nous allons imaginer regarder à droite puis nous allons nous dire de ne pas le faire. Cependant, à l’instant où nous allons imaginer regarder à droite, notre regard a de grandes chances de se porter sur la droite. Cela n’arrivera peut-être pas à 100 % du temps. Cependant, dans la majeure partie des situations nous allons regarder à droite. Ce qui est déjà énorme.

Ainsi, lorsque nous employons une tournure négative avec quelqu’un, il va penser positivement, être incité à faire l’action (voir il va passer à l’action), puis se désister. Si je dis à un enfant qu'il ne peut pas manger de bonbons, la réaction en général sera que l’enfant aura une très grande envie de manger des bonbons. Même si l’enfant ne mange pas de bonbons, il est certain que nous avons décuplé son envie d’en manger. Nous commençons à comprendre l’importance du management positif.

Ainsi, sans le vouloir, en utilisant des formulations négatives, nous allons inciter nos interlocuteurs à faire ce que nous ne voulons pas qu’ils fassent. Nous prenons donc le risque de les envoyer vers le mauvais chemin, car nous aurons éveillé en eux la possibilité de le faire.

 

3 - Quels sont les impacts pour les managers ?

Les impacts seront les mêmes pour nos équipes. Si en tant que managers, nous disons à un de nos employés qui prend la route pour se rendre à un séminaire, « ne prend pas risques »,

Développer les compétences des équipes c’est leur donner l’opportunité de « grandir ». En effet, en tant que manager ou leader, notre rôle est de mettre en place un plan d'action pour les aider à travailler mieux, plus sereinement, avec un objectif de professionnalisation. Pour cela, nous devons axer notre management sur le développement et la gestion des compétences.

Développer les compétences de nos équipes ​​nous permet de déléguer plus facilement, d'atteindre des objectifs plus sereinement et de se lancer dans de nouveaux projets.​​Il s'agit d'un investissement en temps qui devient très vite rentable. Nous donnons de notre temps pour piloter le développement des compétences clés de nos équipes et progressivement, elles travaillent mieux et nous sollicitent moins.

Ainsi, nous prenons le rôle de coach qui aiguille ses équipes pour développer les compétences techniques, mais aussi les aider dans leur développement individuel. Nous devons donc nous assurer que le terreau a bien été enrichi avec les bons ingrédients pour favoriser l’apprentissage.

Au sein de ce terreau, je dénombre 7 ingrédients indispensables pour savoir comment développer les compétences des équipes.

 

1 - Donnez de la confiance aux collaborateurs

Le premier ingrédient pour savoir comment développer les compétences reste la confiance. Elle permet aux équipes de se sentir bien, soutenues et armées pour apprendre. Sans la confiance du manager ou du leader, elles n’oseront pas agir, de peur de faire des erreurs. Elles ont alors besoin d’un cadre bienveillant qui leur permet de se sentir en sécurité et mettre en avant leurs aptitudes.

Mettre notre leadership au service de nos équipes et montrer que nous avons confiance en elles c’est savoir les écouter pour leur donner de l’importance. Nous devons prendre en considération leur point de vue. Il nous faudra les soutenir lorsqu’elles font des erreurs ou encore déléguer des missions de plus en plus intéressantes et importantes. Ainsi, nous aurons plus de faciliter à lancer le processus d’apprentissage.

 

2 - Formez dès l’intégration pour une gestion des compétences optimale

Le deuxième ingrédient pour développer les compétences consiste à former les équipes de manière théorique. Ainsi, nous pouvons mettre à leur disposition toutes les informations dont elles ont besoin de manière pédagogique. Le format peut être papier, digitale (e-learning/MOOC) ou encore présentiel, sous forme de formation de groupe ou de coaching.

Dès l’arrivée du collaborateur, lors de son intégration, nous pouvons identifier les besoins de formation et lancer le plan de développement. Non seulement parce qu’il peut être long, mais aussi parce qu’il facilitera la réussite de l’intégration du collaborateur.

Une bonne gestion des compétences commence donc dès l'arrivée de chaque collaborateur dans l'entreprise. Avec la participation du service des Ressources Humaines, elle se poursuit ensuite tout au long de son parcours professionnel. Pour cela, il existe différents outils tels que l'entretien annuel, l'entretien professionnel, le bilan de compétences, le plan de formation, etc.

La matrice de compétences, quant à elle, vous permettra d'avoir une vision d'ensemble des compétences de vos collaborateurs, sous forme de tableau.

 

3 - Éveillez la curiosité des équipes

Savoir comment développer les compétences de ses équipes c’est aussi être capable de leur donner envie de s’intéresser à autre chose. Nous devons les encourager à découvrir de nouveaux domaines,

Rechercher la plus grande efficacité fait partie de nos priorités. En effet, le temps manque et nous devons donc optimiser nos organisations jour après jour. Il est donc important de mieux s’organiser. La méthode NERAC peut nous aider.

Nous avons déjà vu quelques méthodes pour être plus efficace avec la méthode Pomodoro ou la méthode Getting Things Done.

Aujourd’hui, nous allons voir une nouvelle méthode : la méthode NERAC. Elle vous aidera surement à mieux faire le point sur vos priorités et à mieux vous organiser. Cela signifie : Noter, Estimer, Réserver, Arbitrer, Contrôler.

 

NERAC — Noter

Comme la plupart des méthodes, la première étape de la méthode NERAC est de prendre des notes. Il s'agit d'ailleurs d'une des étapes essentielles pour une bonne gestion du temps au travail. Comme nous l’avons déjà vu, il est essentiel d’avoir toujours de quoi noter sur soi. S’il vous est possible d’avoir un carnet et un stylo sur vous, c’est parfait. Sinon, sachez que tous les smartphones ont un système de note. Combiner la prise de note sur votre téléphone avec un système de cloud et vous pourrez les retrouver sur tous vos appareils : téléphone, tablette et ordinateur.

Pensez à ne pas avoir plusieurs supports pour votre prise de note. Cela évitera de les égarer et surtout cela vous prendra moins de temps à faire le tri ou à les consulter. En effet, imaginez 10 supports différents de prise de notes. C’est 10 fois plus d’énergie pour les consulter et les trier. C’est aussi autant de chances supplémentaires de perdre des informations.

Notez donc toutes vos activités au même endroit.

 

NERAC — Estimer

Une fois que les différentes activités et tâches sont notées, il faut estimer le temps nécessaire à leur réalisation lors de la méthode NERAC. Cela a toujours été un point délicat pour moi. J’ai toujours tendance à prévoir plus de temps nécessaire, par précaution. Or, je pense que c’est une grave erreur.

 

La loi de Pareto

Vous connaissez sans doute la loi de Pareto. C’est la loi du 20/80 : 20 % des tâches rapportent 80 % des résultats ou encore 20 % de nos clients rapportent 80 % de nos ventes, etc. C’est une loi universelle qui nous permet de prioriser nos tâches et qui nous évite de rentrer dans des détails inutiles. Le but est de réduire notre quantité de travail et donc notre temps de travail, tout en restant efficace. Par exemple, si je dois faire 4 tâches en 4 heures et que j’en retire une, je travaillerai moins.

 

Le parfait complément

En complément, nous avons une méthode qui consiste à réduire notre temps de travail pour réduire le nombre de tâches. En effet, si nous nous obligeons à ne travailler que 2 heures, nous en ferons moins que si nous travaillons 4 heures. Pour reprendre le fil de ce que j’écrivais, selon cette loi, c’est une erreur de planifier trop de temps pour une tâche. Si je prévois 4 heures pour une tâche, j’aurai tendance à les utiliser et donc à rentrer dans les détails ou à ralentir. Or les détails ne me rapporteront pas beaucoup (loi de Pareto) et si je ralentis, je serai moins efficace.

Je conseille de prévoir moins de temps plutôt que plus de temps. Si je planifie 2 heures pour faire une tâche, je m’oblige à ne faire que l’essentiel qui me rapportera 80 % de mes résultats et je m’oblige à mettre toute mon énergie pour m’assurer que tout soit fait.

 

NERAC — Réserver